10 Vorteile von cloudbasierten Diktiersystemen
Im Folgenden finden Sie zehn der wichtigsten Vorteile - einige ermöglichen sofortige Einsparungen, andere sind eher strategischer Natur.
1. Kostenvorteile
Die Umstellung auf die Cloud kann Nutzern von cloudbasierten Diktiersystemen unmittelbare Kosteneinsparungen bringen. Außerdem sind die regelmäßigen Gebühren planbar und es sind keine großen Investitionskosten erforderlich. Ein weiterer potenzieller Vorteil beim Übergang von einem Kauf- zu einem Mietmodell ist, dass der Großteil der damit verbundenen Kosten nicht mehr als Kapitalausgaben zu betrachten sind, sondern als Betriebskosten in Form von regelmäßigen Gebühren an den Dienstleister. Dies ist oft besonders interessant für kleine Unternehmen.
2. Vereinfachte Wartung und Updates
System-Updates und Wartung sind in Ihrer Lizenzgebühr enthalten. Der Cloud-Anbieter bietet Ihnen sofortigen Zugriff auf die neueste Version der Diktiersoftware ohne zusätzliche Upgrade-Kosten, d. h. Sie müssen sich nicht um interne Updates oder Softwarelizenzen kümmern.
3. Die Unterstützung der Remote-Arbeit
Eine Auswirkung der COVID-Pandemie ist der Anstieg von Mitarbeitern, die von zu Hause arbeiten, hier bieten professionelle Dienstleister im juristischen Bereich keine Ausnahme. Befindet sich die Diktiersoftware in der Cloud, ist der Zugriff von zu Hause genauso einfach wie vom Büro aus. Dabei sorgt die Verschlüsselung für eine sichere Übertragung aller digitalen Dateien.
4. Erhöhte Mobilität
Zahlreiche Berufsgruppen benötigen die Möglichkeit unterwegs zu diktieren, z. B. Mitarbeiter im Gesundheitswesen, die Patienten besuchen, oder Buchhalter, die bei Kunden vor Ort arbeiten. Diktier-Apps, die über die Cloud verfügbar sind, ermöglichen den Zugriff auf eine voll funktionsfähige Version der Software von einer Reihe mobiler Plattformen aus, wie z. B. Smartphone, Tablet und Windows-Geräte.
5. Hohe Agilität
Ein Hauptvorteil der Cloud besteht darin, dass Unternehmen nur so viele Benutzerlizenzen erwerben können, wie sie benötigen. Mit Cloud-Diensten können Sie außerdem sehr einfach nach Bedarf die Anzahl der Nutzer erhöhen oder verringern. Dies geschieht automatisch und sofort - als würde man den Wasserhahn weiter öffnen, um mehr Wasser zu entnehmen.
6. Integration mit anderen Cloud-basierten Anwendungen
Das cloudbasierte Diktieren bietet die Möglichkeit, die digitalen Sprachdateien in andere Cloud-Anwendungen wie Workflow-Management- und Dokumenten-Management-Systeme zu integrieren. Dies wiederum bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, wie z. B. die Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen und die Bereitstellung eines klaren digitalen Prüfpfads für alle Diktate und Transkriptionen.
7. Gesteigerte Effizien
Eine cloudbasierte Diktiersoftware kann die Bearbeitungszeit von Dokumenten drastisch verkürzen, da die ursprünglichen Sprachdateien elektronisch an die Schreibkräfte gesendet werden können und diese können unverzüglich mit der Dokumentation beginnen. Die fertigen Dokumente können danach einfach und schnell an die Autoren zur Bearbeitung oder Genehmigung weitergegeben werden, unabhängig von deren Standort.
8. Mehr Sicherheit
Die Cloud bietet in der Regel größere Sicherheits- und Ausfallsicherheitsmaßnahmen als diejenigen, die von einzelnen Unternehmen genutzt werden. Jede einzelne Sprachnachricht kann vor der Übertragung verschlüsselt werden, außerdem müssen Cloud-Anbieter in der Regel sicherstellen, dass ihre Speicherlösungen den ISO- und/oder anderen internationalen Normen entsprechen.
9. Backups/Wiederherstellung
Einer der größten Vorteile des Cloud-Ansatzes liegt darin, dass im Falle eines Diebstahls oder eines Hackerangriffs auf einen PC oder ein Mobilgerät kein Risiko besteht, die Sprachdateien zu verlieren. Die Dateien werden in der Cloud gespeichert, und die Wiederherstellungszeiten sind bei Unternehmen, die Cloud Computing nutzen, deutlich kürzer als bei Unternehmen, die diese Dienste nicht in Anspruch nehmen.
10. Unterstützung erhalten
Der zunehmende Trend zum hybriden Arbeiten bedeutet, dass der persönliche Besuch des IT-Supports großteils der Vergangenheit angehört. Wenn Nutzer Fragen oder Probleme mit der Diktiersoftware haben, stellen viele Cloud-Anbieter einen Online-Helpdesk-Support zur Verfügung, allerdings können die Servicezeiten, die tagsüber zur Verfügung stehen, unterschiedlich sein.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie Interesse daran haben, die Möglichkeiten einer cloudbasierten digitalen Diktierlösung für Ihr Unternehmen auszuloten, sollten Sie sich zunächst über Ihre Geschäftsziele im Klaren sein, die potenziellen Kostenvorteile feststellen und die wichtigsten Funktionen, die Sie benötigen, in Betracht ziehen (einschließlich aller Integrationsanforderungen). Auf diese Weise können Sie sich die beste Lösung aussuchen.
