Der Weg zu effektiven Online-Meetings

Da immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice oder an anderen Orten arbeiten, nehmen auch die Online-Meetings immer mehr zu. An diesen virtuellen Besprechungen können Kollegen, Kunden oder Partner beteiligt sein, die sich an unterschiedlichen Orten auf der Welt befinden können. Deshalb ist die richtige Organisation dieser Sitzungen so wichtig wie nie zuvor.

Der Weg zu effektiven Online-Meetings
Der Weg zu effektiven Online-Meetings

Virtuelle Meetings sollten so produktiv und effektiv wie möglich ablaufen. Eine professionelle Durchführung, ohne unerwünschte technische Probleme oder sonstige Ablenkungen, wird sich in Mitarbeiterzufriedenheit widerspiegeln. Es gibt einige Faktoren, die Sie beachten sollten, um das Beste aus diesen Meetings herauszuholen. Hier also ein kurzer Überblick über einige der wichtigsten Kriterien für den Erfolg von virtuellen Meetings:

Vor dem Meeting

Meeting-Agenda erstellen

Eine gute Agenda verschafft Klarheit über die eigentlichen Ziele und Aufgaben. Sie legt auch die Struktur der Sitzung fest - wann sie beginnt, was besprochen oder präsentiert wird und wie lange jeder einzelne Abschnitt dauern soll. Dabei sollte auch Raum für Fragen und Kommentare eingeplant werden.

In der Agenda sollten auch die Erwartungen an die Teilnehmer festgelegt werden, z. B. wer anwesend sein wird, was sie ggf. zur Sitzung mitbringen müssen und welche besonderen Aufgaben sie eventuell haben.

Eine geeignete Zeit für das Meeting finden

Die Teilnehmer sollen eine klare Anfangs- und Endzeit erhalten, damit sie die Besprechung in ihren Zeitplan einbauen können. Wenn möglich, ist es immer sinnvoll, Meetings lange im Voraus zu planen - je mehr Vorlauf die Teilnehmer haben, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Terminkonflikten.

Wenn es um weltweit tätige oder verteilte Teams und Kunden geht, ist es natürlich äußerst wichtig, alle Zeitzonen zu berücksichtigen.

Vorbereitung des Meetings

Alle Teilnehmer sollten im Voraus wissen, was sie bei der Vorbereitung beachten müssen. Sie können diese beispielsweise bitten, die Agenda vor Beginn der Sitzung gründlich zu lesen und sicherzustellen, dass sie alle Informationen oder Fakten zum Meeting verstanden haben.

Technische Ausstattung prüfen

Genauso wie Sie einen Besprechungsraum einrichten, bevor die Teilnehmer eintreffen, sollten Sie sicherstellen, dass alles vorhanden ist und funktioniert, bevor der erste Teilnehmer eintrifft.

Technische Probleme lassen sich zwar nicht völlig vermeiden, aber das Risiko solcher Überraschungen können Sie verringern, indem Sie z. B. Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher überprüfen und die Einstellungen für die Besprechung und die Teilnehmer verifizieren. Außerdem könnten Sie alle Teilnehmer bitten, sich fünf Minuten früher anzumelden und ihre Geräte zu testen.

Während des Meetings

Richtige Etikette für virtuelle Meetings einhalten

Bei virtuellen Meetings kann die Einhaltung von Standardregeln zum reibungslosen Ablauf und zur Einhaltung des Zeitplans beitragen. So könnten Sie beispielsweise alle Teilnehmer bitten, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren, die andere Teilnehmer ablenken könnten. Ebenso ist es sinnvoll, Benachrichtigungen auf Laptops, Tablets oder Smartphones möglichst auszuschalten.

Darüber hinaus sollte man Multitasking so gut wie möglich verhindern und die Teilnehmer bitten, während eines virtuellen Meetings nicht auf Mails zu antworten oder in den sozialen Medien zu surfen, sondern ihre Aufmerksamkeit auf das Gesprochene zu richten, als wären sie persönlich anwesend.

Ein weiterer bekannter Knigge besteht darin, die Teilnehmer aufzufordern, die Hand zu heben, wenn sie das Wort ergreifen möchten (dies kann entweder per Handzeichen oder in einigen Fällen über die Konferenzsoftware geschehen), um Unterbrechung oder Überschneidungen mit anderen zu vermeiden. Dabei sollten sie warten, bis der Sitzungsleiter oder Gastgeber ihre Frage bestätigt und sie auffordert, selbst das Wort zu übernehmen.

Professionell bleiben

Denken Sie daran, dass Sie sich bei einem virtuellen Meeting genauso professionell verhalten sollten wie bei einem persönlichen Treffen.

Dazu gehört, dass man sich dem Anlass entsprechend kleidet. Ebenso gehört es zum guten Ton und zur allgemeinen Höflichkeit, sich auf den Gesprächspartner zu konzentrieren und sich nicht im Raum herumzuschauen oder mit anderen Personen zu sprechen, die sich im selben Raum befinden.

Interaktion und Engagement fördern

Bevor man sich dem eigentlichen Zweck der Sitzung widmet, kann es hilfreich sein, sich ein paar Minuten Zeit für ein Gespräch abseits des eigentlichen Inhalts zu nehmen, damit sich die Teilnehmer besser kennen lernen und eine Beziehung zueinander aufbauen können.

Falls sich die Teilnehmer nicht allzu gut kennen, sollten Sie sie auch kurz vorstellen oder sie sich selbst vorstellen lassen. Müssen alle Teilnehmer einbezogen werden, planen Sie die Besprechung so, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und bitten Sie sie um ihre Gedanken, Vorschläge oder Ideen.

Nach dem Meeting

Ergebnisse zusammenfassen

Ein erfolgreiches virtuelles Meeting erfordert einen umsetzbaren Follow-up-Plan. Der erste Schritt besteht darin, ein Sitzungsprotokoll anzufertigen, entweder manuell oder mit einem Aufzeichnungsgerät, welches automatisch das Gesprochene transkribiert und somit den Admin-Aufwand reduziert. So haben Sie eine Zusammenfassung, die Sie später an die Teilnehmer und weitere Stakeholder weitergeben können. Diese Zusammenfassung zeigt auf, was genau besprochen wurde, welche Ziele erreicht wurden und vor allem, was noch zu tun ist.

Speziell auf die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten eingehen

Die Zusammenfassung sollte vereinbarte Maßnahmen, Aktivitäten zur Zielerreichung mit entsprechenden Zeitplänen klar darlegen. Auch Verantwortlichkeiten sollten klar festgelegt sein, so dass alle Mitarbeiter ihre Zuständigkeiten und deren Fristen wissen.

Feedback einholen

Zum Schluss kann es sinnvoll sein, nach dem Meeting in persönlichen Gesprächen oder kurzen Umfragen Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, ob die Besprechung von Nutzen war und ihre Erwartungen erfüllt hat. So können Sie künftige Besprechungen verbessern und somit das Gesamterlebnis noch positiver und produktiver gestalten.

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