Die Rolle der Spracherkennung bei der Online-Kollaboration

Die moderne Arbeitswelt hat sich dramatisch verändert, vor allem durch den Anstieg von Hybridarbeit. Dies bedeutet, dass eine Person oder ein Team einen Teil der Arbeitszeit im Büro und einen Teil an einem anderen Ort verbringt. Der Schwerpunkt liegt dabei definitiv auf der Zusammenarbeit.

Gartner, führend in der Forschung und Beratung zu Technologie, hat vier Arten der Zusammenarbeit in dieser neuen hybriden Welt identifiziert:

• Zusammenarbeit am selben Ort: Das Team befindet sich an einem Ort und nimmt physisch an gemeinsamen Meetings teil.
• Ortsunabhängige Zusammenarbeit: Die Teammitglieder arbeiten remote und nehmen virtuell an gemeinsamen Meetings teil.
• Alleine am selben Ort arbeiten: Die Teammitglieder arbeiten individuell an den gemeinsamen Zielen, teilen sich aber denselben Büroraum.
• Zusammenarbeit von verschiedenen Orten aus: Die Teammitglieder arbeiten einzeln an den gemeinsamen Zielen von den jeweiligen Standorten aus.

Bei der Zusammenarbeit kann es sich um das gemeinsame Verfassen von Dokumenten, eine effektivere Kommunikation untereinander oder um eine Beteiligung an Projektaktivitäten handeln, die durch den effektiven Einsatz von Kooperations-Tools und entsprechender Technologie unterstützt werden.

Der Einsatz geeigneter Tools für die Zusammenarbeit ermöglicht eine effizientere Kommunikation zwischen Remote Teams. Sie erleichtern auch die Teamarbeit und den Teamzusammenhalt, was wiederum zu einer höheren Produktivität führt, da Kollegen oder externe Partner, egal wo sie sich befinden, ihre Arbeit auf einfache und effiziente Weise teilen können.

Wichtigste Kooperationsmöglichkeiten und Vorteile

Für die Zusammenarbeit steht eine breite Palette an unterstützenden Technologien zur Verfügung. Die häufigsten Einsatzmöglichkeiten von Online-Tools für eine effektivere Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden sind:

• Filesharing - es gibt eine Reihe von Lösungen, die die gemeinsame Nutzung von Inhalten mit potenziellen Partnern oder die gleichzeitige Arbeit an Dokumenten mit anderen Personen erleichtern. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, wie sich Plattformen zur Dokumentenverwaltung in bestehende IT-Systeme integrieren lassen.
• Projektmanagement - es gibt Tools für die Koordination von Projekten und Ressourcen, die oft auch neue Möglichkeiten für Projekte mit externen Beteiligten bieten.
• Kommunikation - die wahrscheinlich am häufigsten genutzte Form der Zusammenarbeit, denn eine effektive Kommunikation kann uns in jeder Phase der Zusammenarbeit helfen, von der Begegnung und dem Kennenlernen von Menschen bis zur gemeinsamen Arbeit an Projekten. Zu den Lösungen gehören nicht nur E-Mails und Telefongespräche, sondern auch Whiteboards, Videochats und Online-Konferenzen.

Zu den praktischen Vorteilen einer effektiven Zusammenarbeit gehört unter anderem die Flexibilität. Kollegen können in verschiedenen Regionen oder sogar Ländern problemlos an einem Projekt zusammenarbeiten. Unternehmen stellen so das bestmögliche Team für ein Projekt zusammen, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die größere Effizienz. Kooperations-Tools bieten bessere Möglichkeiten, gemeinsam an Projekten und Dienstleistungen zu arbeiten.

Mit Tools für die virtuelle Kollaboration ist es einfacher, schnell virtuelle Teams einzurichten, Remote-Teams zu verbinden oder komplexe Projekte mit verschiedenen Teilnehmern zu verwalten. Und natürlich gibt es auch das Potenzial für ein verbessertes Projektmanagement: Kooperations-Tools verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, mit denen sich Projekte tracken lassen. Dies erleichtert es den Teammitgliedern, unabhängig vom Standort an Projekten mitzuarbeiten.

Die Rolle von Spracherkennungssystemen

Bei den meisten Unternehmen gehört die korrekte und zeitnahe Dokumentation zu den wichtigsten Anforderungen. Daher wird alles, was es den Autoren ermöglicht, diese Dokumente effektiver zu erstellen und Beiträge von Kollegen zu sammeln, eine wichtige Rolle spielen.

Aus diesem Grund spielen Spracherkennungssysteme eine wichtige Rolle bei der Zusammenarbeit in einer Vielzahl von Organisationen und Branchen. Mit einer cloudbasierten Spracherkennungslösung können Diktate für unterschiedliche Dokumente erstellt werden und die Aufzeichnungen an die zuständigen Mitarbeiter zur Nachbearbeitung weitergeleitet werden, unabhängig vom Standort. Zudem können sowohl der Ersteller als auch die anderen Beteiligten auch unterwegs auf die jeweiligen Arbeitsversionen der Dokumente zugreifen, sodass die sofortige Aktualisierung, Bearbeitung und Genehmigung möglich sind.

Durch die Kombination von digitaler Diktiersoftware mit Workflow-Software kann ein Unternehmen den gesamten Zyklus der Dokumentenerstellung automatisieren, von der ersten Sprachaufnahme bis hin zur endgültigen Freigabe des Dokuments. Eine weitere Integration ist auch mit Microsoft 365 möglich, wodurch ein noch effizienterer Arbeitsablauf ermöglicht wird.

Fazit

Aufgrund der zunehmenden Verbreitung des hybriden Arbeitsmodells steigt auch der Bedarf an der gemeinsamen Erstellung, Bearbeitung, Überprüfung und Freigabe von Dokumenten. Spracherkennungssysteme sind bestens geeignet, bei solchen Entwicklungen eine wesentliche Rolle zu spielen.

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