Diktiersysteme für Anwaltskanzleien
Eine große Herausforderung für alle Anwaltskanzleien besteht darin, eine Reihe von qualitativ hochwertigen Dokumenten zu erstellen, darunter Schriftsätze, Verträge, Unterlagen zu Fällen und Aufzeichnungen über die Korrespondenz mit den Mandanten. Ausschließliche Remote-Arbeit, die aufgrund der Lockdowns erforderlich war, und später dann die Umstellung auf hybrides Arbeiten hat diese Situation oft noch verschärft.
Allerdings ermöglicht das hybride Arbeiten, den Anforderungen des Marktes nach einem flexibleren Arbeitsmodell gerecht zu werden. Wie nachfolgend beschrieben, haben digitale Diktier- und Spracherkennungssysteme eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung genauer und zeitnaher Dokumentationsprozesse gespielt.
Klingt interessant? In diesem Blog werden wir einige der wichtigsten Vorteile vorstellen, die Anwaltskanzleien durch den Einsatz von Diktiersystemen erzielen können.
Tippzeit verkürzen
Wir sprechen im Durchschnitt drei bis fünf Mal schneller als wir tippen, und daher ist die Erstellung von Berichten und Rechtstexten durch Sprache wesentlich schneller als über die Tastatur. Anstatt zu tippen, können Sie den Inhalt eines Dokuments über ein kabelloses Headset, ein Smartphone oder professionelles Aufnahmemikrofon diktieren und zur Transkription weiterleiten oder eine Lösung zur Umwandlung von Sprache in Text verwenden. Diese Methode eignet sich auch zum Ausfüllen von formularbasierten Berichten. Außerdem ist es durch die Verfügbarkeit von rechtsspezifischen Vokabularen in Sprache-zu-Text-Systemen einfacher, komplexe Begriffe zu verwenden und sie jedes Mal richtig zu schreiben.
Den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung und -verwaltung beschleunigen
Anwaltskanzleien verlassen sich häufig auf Schreibteams, juristische Sekretäre, Rechtsfachwirte oder externe Transkriptionisten, um juristische Dokumente zu erstellen. Dies kann jedoch zu Verzögerungen in der Überprüfungs- und Bearbeitungsphase führen, insbesondere wenn der ursprüngliche Textautor lange nicht im Büro ist. Zudem müssen oft bestimmte Genehmigungsverfahren eingehalten werden. Sobald das Dokument fertig ist, muss es nachvollziehbar archiviert werden, damit es schnell abrufbar ist, wenn es in Zukunft gebraucht wird. Durch die Integration von Spracherkennungssoftware mit Workflow- und Dokumentensoftware kann der gesamte Prozess der Dokumentenerstellung und -verwaltung effizienter gestaltet werden. Workflow-Funktionen können beispielsweise dabei helfen, Engpässe in der Dokumentenerstellung zu erkennen und zu beheben oder die Arbeit von Schreibkräften, die mit bestimmten Projekten beschäftigt sind, anderen zuzuweisen, die mehr Kapazität haben.
Supportleistungen einsparen
Wie bereits erwähnt, greifen viele Anwaltskanzleien auf einen Dokumentenerstellungsdienst zurück, der entweder ein spezielles Schreibkraftteam, ein Sekretariatsteam oder einen externen Transkriptionsdienst beschäftigt. Dies kann teuer sein und liefert die Unterlagen nicht immer so schnell, wie es sich die Anwaltsteams oder ihre Kunden wünschen. Der Wettbewerbsdruck ist größer denn je, wenn es darum geht, den Zeitaufwand für die Dokumentenbearbeitung zu minimieren und Anliegen von Mandanten schnellstmöglich zu erledigen. Keine oder weniger Tastatureingaben können die Verwaltungskosten zudem erheblich reduzieren.
Mobiles Arbeiten und Home-Office unterstützen
Da immer mehr Juristen eine hybride Arbeitsweise bevorzugen, also sowohl remote als auch im Büro arbeiten, muss auch die Art und Weise, wie die Dokumentenerstellung gehandhabt wird, flexibler werden. Mit einer cloudbasierten Spracherkennungslösung können Juristen beispielsweise eine Vielzahl von Dokumenten diktieren und diese digitalisierten Aufzeichnungen an Mitarbeiter zur Nachbearbeitung weiterleiten, egal wo sie sich befinden. Zudem können der ursprüngliche Autor und andere Personen von unterwegs auf diese Dokumente zugreifen, um sie sofort zu aktualisieren oder zu bearbeiten.
Verbesserte Dienstleistungen für Kunden anbieten
Unternehmen in allen Sektoren treffen auf einen wachsenden Wettbewerb, und der Rechtsbereich ist keine Ausnahme. Daher ist es wichtig, die Qualität der Dienstleistungen, die den Kunden angeboten werden, in den Mittelpunkt zu stellen (und selbstverständlich die Qualität der Dienstleistungen, die sie erwarten). Schnellere Reaktionszeiten und eine kürzere Bearbeitungszeit sowie qualitativ hochwertige Dokumente mit weniger Fehlern werden zu einem wichtigen Faktor in der Kundenzufriedenheit.
Mehr Fokus auf abrechenbare Arbeit erzeugen
Durch den Einsatz von cloudbasierten Diktiersystemen benötigen Juristen weniger Zeit für Verwaltungstätigkeiten wie die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, und können mehr Zeit mit ihren Mandanten verbringen und sich stärker auf die Arbeit konzentrieren, die direkt abgerechnet werden kann. Darüber hinaus können Anwälte dank digitaler Diktierfunktionen, die in eine Workflow-Management-Software integriert sind, ihre Zeit- und Rechnungsdaten sofort diktieren, wenn ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen ist. Anschließend können diese Informationen an die Sachbearbeiter weitergeleitet werden.
Verbesserte Datensicherheit und Compliance
Viele Informationen, mit denen Anwaltskanzlei tagtäglich arbeiten, enthalten sensible persönliche Daten. Der Schutz solcher Informationen vor Cyberkriminellen ist daher von größter Bedeutung. Eine cloudbasierte Diktiersoftware enthält verschiedene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Systeme zur Verhinderung von unberechtigten Zugriffen. Darüber hinaus s Lösungen, die im professionellen Bereich genutzt werden, DSGVO-konform, da alle Daten verschlüsselt, in einem Backup gespeichert und geschützt sind.
Spracherkennungssoftware wird mehr und mehr zum Produktivitätsbooster für Anwaltskanzleien, die den Zeitaufwand für die Dokumentenerstellung verkürzen wollen. Es ermöglicht ihnen vor allem, die Vorteile des hybriden Arbeitens und der verbesserten Zusammenarbeit zu nutzen, um Kosteneinsparungen zu erzielen und gleichzeitig die Qualität ihrer Dienstleistungen zu optimieren.
