Sie denken darüber nach, die IT-Systeme/Anwendungen Ihres Unternehmens von lokalen Systemen auf eine Cloud-basierte Lösung umzustellen, haben den Schritt aber noch nicht gewagt? Wenn ja, finden Sie in diesem Artikel zwölf Tipps für eine erfolgreiche Umstellung.
- Erstellen Sie eine Strategie für die Migration in die Cloud: Planen Sie Ihren Umstieg in die Cloud, indem Sie eine Strategie entwickeln. Diese Strategie soll es Ihnen im Idealfall ermöglichen, die Umstellung mit minimalen Unterbrechungen in ihrem Unternehmen zu meistern. Vergewissern Sie sich, dass jeder Schritt des Umstieges korrekt umgesetzt wird.
- Ziehen Sie einen hybriden Ablauf in Betracht: Ein hybrider Ansatz nutzt die Vorteile der Cloud dort, wo sie umgesetzt werden können, und erkennt gleichzeitig an, dass die Anwendungen, die aus betrieblichen oder finanziellen Gründen noch nicht ganz für die Cloud geeignet sind, weiterhin vor Ort ausgeübt werden sollten. Beginnen Sie also mit der Suche nach potenziellen Aufgaben, die in die Cloud verlagert werden könnten - oft ist es sinnvoll, Bereiche mit geringerem Risiko und höherem Nutzen für die ersten Implementierungen zu finden, damit Sie nach und nach Erfahrungen sammeln können.
- Wählen Sie den richtigen Cloud-Service-Anbieter: Es ist wichtig, dass der von Ihnen gewählte Anbieter erfahren und zuverlässig ist, ein hohes Maß an Unterstützung bietet und zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich über die verfügbaren Cloud-Modelle im Klaren sein: Software as a Service (SaaS) mit vorgefertigten Online-Anwendungen und Software-Suiten; Platform as a Service (PaaS) mit Online-Tools und –Komponenten, die Online-Tools und -Komponenten für die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen bereitstellt; und Infrastructure as a Service (IaaS), die Rechenressourcen wie virtuelle Server und Datenspeicher anbietet.
- Seien Sie sich über die Kostenvorteile bewusst: Bei der Ausarbeitung eines Business Case für Ihren geplanten Wechsel in die Cloud müssen Sie sich über die Gebührenmodelle Ihres potenziellen Cloud-Anbieters im Klaren sein und alle damit verbundenen Kosten kennen, die Ihnen durch den Wechsel entstehen können, einschließlich Wartung, Upgrades und Datenmigration.
- Sorgen Sie für die richtige Konnektivität: Um effektiv "in der Cloud" arbeiten zu können, benötigt Ihr Unternehmen eine schnelle Internetverbindung. Cloud Computing funktioniert am effektivsten, wenn Sie Daten schnell auf die Server des Anbieters hochladen und herunterladen können. Sollten Sie zu wenig in die Breitbandverbindung investieren oder die Verbindung nicht belastbar sein, ist definitiv ein Grund zur Sorge.
- Berücksichtigen Sie alle Integrationsanforderungen: Sie sollten sicherstellen, dass das neue Cloud-basierte System gegebenenfalls mit allen internen Einstellungen, die Sie weiterhin nutzen wollen, kombinierbar ist , sowie mit anderen Cloud-Systemen, die Sie in Zukunft verwenden werden. So müssen beispielsweise digitale Diktier- und Sprache-zu-Text-Lösungen zunehmend in Workflow- und Dokumentenmanagement-Software integriert werden, um den gesamten Prozess der Dokumentenproduktion effektiv zu gestalten.
- Denken Sie an die Skalierbarkeit: Jedes Cloud-System sollte flexibel und skalierbar sein, um die künftigen Geschäftsanforderungen erfüllen zu können. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch saisonale Trends oder andere Aktivitäten berücksichtigen, die sich erheblich auf Ihre Nutzungsintensität und den damit verbundenen Datenverkehr auswirken, und feststellen, ob die vorgeschlagene Lösung diese Anforderungen erfüllen kann.
- Berücksichtigen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele: Haben Sie nachhaltige Ziele, die Sie erreichen wollen, z. B. eine Geschäftstätigkeit ohne negative Auswirkungen auf die Umwelt oder die Gesellschaft als Ganzes? Wenn ja, dann sollten Sie bedenken, dass immer mehr Cloud-Anbieter detaillierte Informationen darüber veröffentlichen, wie umweltfreundlich ihre Systeme sind und wie sie Unternehmen dabei helfen können, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.
- Legen Sie das Eigentum an den Daten fest: Denken Sie daran, dass Sie sowohl für die vertraulichen Daten Ihrer Kunden als auch für Ihre eigenen Daten verantwortlich sind (dies gilt insbesondere für den Rechts- und Finanzsektor). Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, wo die Daten gespeichert werden und ob sie geschützt sind. Sie sollten abklären, inwieweit der Dienstleister für einen eventuellen Datenverlust haftbar ist und welche Regeln für die Datenverarbeitung und die Rechtsprechung gelten, je nachdem, wo sich die Server des Dienstleisters befinden.
- Sorgen Sie für eine angemessene Dienstleistungs-Güte-Vereinbarung (Englisch: SLA – Service Level Agreement): Wenn Sie einen Vertrag mit einem Cloud-Service-Anbieter abschließen, müssen Sie entweder ein Standard-Service-Level-Agreement (SLA) akzeptieren oder versuchen, entsprechende Abweichungen davon zu vereinbaren. Die SLA regelt die Erwartungen, indem sie bestätigt, welchen Umfang und welche Arten von Support Ihr Anbieter anbieten wird und welche finanzielle Entschädigung er Ihnen gewährt, wenn sein Dienst nicht mehr verfügbar ist.
- Vergessen Sie nicht die Themen Sicherheit und Geschäftskontinuität: Sie werden geschäftskritische Daten in der Cloud speichern. Prüfen Sie daher, ob Ihr potenzieller Anbieter die vielen Sicherheitsstufen bieten kann, die in einer Cloud-Umgebung erforderlich sind, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffsberechtigungen und Systeme zur Verhinderung von unberechtigtem Zugriff. Denken Sie auch an die Geschäftskontinuität - wie kann Ihr Unternehmen im Falle eines Serviceausfalls, eines Sicherheitsvorfalls oder eines Datenverlusts weiterarbeiten? Welche Back-up-Systeme haben Sie eingerichtet? Welche Garantien für die Verfügbarkeit der Dienste kann der Anbieter geben?
- Machen Sie sich über ein Ausstiegsszenario Gedanken: Und schließlich... denken Sie daran, dass wie bei allen Geschäftsbeziehungen Dinge schief gehen können und sie sich eventuell von Ihrem Cloud-Anbieter in Zukunft trennen könnten. Daher ist es wichtig, im Voraus festzulegen, wie Sie Ihre Daten von einem Drittanbieter zurückerhalten, wenn Sie die Zusammenarbeit kündigen oder der Anbieter seine Geschäftstätigkeit aufgibt. Berücksichtigen Sie also vorab, wie viel dies kosten würde und wie lange es dauern könnte, das Problem zu lösen.
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