So kann digitale Sprache in den Workflow integriert werden
Unternehmen haben eine Vielzahl an Prozessen um Aufgaben und Ziele rechtzeitig zu erledigen. Workflow-Management sorgt dafür, dass diese Prozesse optimiert und gegebenenfalls automatisiert werden. Außerdem definiert es die Mitarbeiter, die für die Durchführung bestimmter Aufgaben innerhalb des Workflows verantwortlich sind.
Durch die Integration von digitaler Diktiersoftware mit Workflow-Software kann ein Unternehmen den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung automatisieren, von der ersten Sprachaufnahme bis hin zur endgültigen Freigabe des Dokuments. Mit einer Freigabefunktion können Dokumente sogar aus der Ferne genehmigt werden, so dass sie automatisch in die nächste Phase des Arbeitsablaufs übergehen - ohne dass der Autor/Manager im Büro anwesend sein muss
Die Integration in der Praxis
In vielen Anwaltskanzleien ist die Umstellung auf hybrides Arbeiten zu einem festen Bestandteil der Kanzlei-Strategie geworden. So können Anwälte Kollaborationstools nutzen oder Besuche vor Ort machen, um mehr Zeit mit ihren Mandanten zu verbringen und somit ihre abrechenbaren Stunden entsprechend zu erhöhen.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: ein Rechtsanwalt hat einen potenziellen Mandanten besucht und möchte einen kurzen Vorschlag erstellen, um den Mandanten in Sachen geistiges Eigentum zu beraten. Dies könnte durch digitale Sprach- und Workflow-Integration wie folgt ablaufen:
- Vor Ort beim Mandanten wird der Entwurf des Vorschlags mit einem Smartphone aufgezeichnet, wobei die zu erbringenden Leistungen und die voraussichtlichen Kosten angegeben werden. Anschließend wird die digitale Datei an die Sekretariatsabteilung der Kanzlei geschickt.
- Der Entwurf wird durch das jeweilige Teammitglied transkribiert und nach Fertigstellung automatisch an den Anwalt zurückgesendet, sodass Anmerkungen oder Änderungen möglich sind.
- Der Anwalt nimmt alle erforderlichen Änderungen vor, und zwar unabhängig von seinem Arbeitsplatz (da die Workflow-Szenarien für mobile Geräte angepasst werden können), und sendet diese zur Bearbeitung zurück.
- Sobald diese Änderungen vorgenommen wurden, wird der Vorschlag automatisch an einen Seniorpartner zur Genehmigung weitergeleitet. Gleichzeitig ist der Stand des Dokuments für alle Beteiligten leicht zu verfolgen.
- Nach Genehmigung wird das endgültige Angebot sofort an den potenziellen Kunden versandt und an alle anderen Beteiligten verteilt.
- Eine Kopie des Dokuments wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem der Kanzlei abgelegt, wobei das Dokument mit den entsprechenden Suchbegriffen vermerkt wird.
Das Ergebnis ist die deutlich kürzere Bearbeitungszeit aller Dokumente. Der Rechtsanwalt konnte nicht nur Zeit bei der Erstellung des ursprünglichen Entwurfs sparen, sondern ist auch in der Lage, den gesamten Dokumenten-Workflow von unterwegs über eine mobile Smartphone- oder Tablet-Anwendung zu verwalten. Dies wiederum reduziert die Zeit, die für die Bearbeitung des Dokuments benötigt wird, und verschafft mehr Zeit für weitere abrechenbare Aufgaben.
Zusätzliche Vorteile
Außerdem bietet die erfolgreiche Integration von Spracherkennung und Workflows weitere wichtige Vorteile:
- Einfache Versionskontrolle und Prüfpfad - bei jeder Änderung ist es möglich, den Versionsverlauf zu verfolgen und die einzelnen Versionen zusammen mit einem prüfbaren Pfad vom Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments bis zu seiner endgültigen Version zu behalten. Solche Prüfpfade können für die rechtliche Zulässigkeit besonders wichtig sein.
- Einfache Vorlagenverwaltung - wenn ein Dokument ein bestimmtes Layout oder eine bestimmte Vorlage erfordert, kann diese leicht zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus können automatische Textfunktionen verwendet werden, um Standardtextblöcke mit Eingabefeldern zu erstellen, wodurch der Diktieraufwand minimiert wird.
Mit der steigenden Beliebtheit des hybriden Arbeitsmodells wächst auch die Nachfrage nach der Erstellung, Bearbeitung und Überprüfung von Dokumenten von unterwegs aus. Die Integration von digitalem Diktat und Workflow kann dabei eine entscheidende Rolle spielen, denn sie reduziert den Zeitaufwand für diese Tätigkeit auf ein Minimum und verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit für andere, profitablere oder kundenorientierte Aufgaben.
