Transkriptionslösungen - eine kurze Geschichte

Wie haben sich Transkriptionssysteme und -software über die Jahre hinweg entwickelt, von Kassetten bis hin zum digitalen Diktat und den aktuellen cloudbasierten-Lösungen?

Transkriptionslösungen - eine kurze Geschichte
Transkriptionslösungen - eine kurze Geschichte

Analoge Ursprünge

Traditionell wurden Diktate analog mittels Kassetten aufgezeichnet. Es gibt zwar auch heute noch einige Kassettenlösungen, allerdings hat ihre Verwendung im Laufe der Zeit aufgrund einer Reihe von Nachteilen stark an Bedeutung verloren:

  • Kassetten können verloren gehen oder beschädigt werden
  • Die Audioqualität und Sprachverständlichkeit nimmt mit der Zeit ab
  • Die Aufbewahrung und Lagerung von Kassetten kann problematisch sein, insbesondere wenn Unternehmensrichtlinien vorschreiben, dass sie über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen

Außerdem ist das Verfahren an sich schon ineffizient, da der Autor die Kassette der Sekretärin oder der Schreibkraft persönlich übergeben oder zur Post bringen müsste, damit diese manuell transkribiert werden kann.

Daher ist es kaum verwunderlich, dass digitale Diktiersysteme, als sie auf den Markt kamen, sich als äußerst beliebt erwiesen.

Der Übergang zur Digitaltechnologie

Ursprünglich waren nur digitale Diktiergeräte als Vor-Ort-Lösungen erhältlich (die digitalen Dateien wurden auf einem lokalen Server im Unternehmen gespeichert) – diese traditionellen Lösungen sind auch heute noch erhältlich und bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Kassettenmethode:

  • Ortsunabhängig - Dateien können zur Transkription an eine Sekretärin oder eine Schreibkraft weitergeleitet werden, auch wenn der Autor nicht im Büro ist. Voraussetzung dafür war, dass die Sekretärin oder die Schreibkraft eine Internetverbindung hat und auf den lokalen Server zugreifen kann. Dadurch kann die Bearbeitungszeit für Dokumente verkürzt werden.
  • Bessere Tonqualität - digitale Diktiergeräte bieten eine weitaus bessere Tonqualität als Kassetten, wobei einige Mikrofone in Studioqualität aufzeichnen und in der Lage sind, Hintergrundgeräusche auszublenden.
  • Worfklowoptimierungen - Beispiele dafür sind, dass Diktate nach Priorität geordnet werden können oder einzelne Schreibkräfte können bestimmten Autoren zugewiesen werden, um Vertraulichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
  • Keine verlorene Arbeit - da die Dateien digital sind, können sie leicht auf einem unternehmensinternen Server gespeichert werden – das ist platzsparend und es wird vermieden, dass sie auf dem Postweg verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.

Trotz all dieser Vorteile bestand jedoch weiterhin der Wunsch nach größerer Effizienz und noch schnelleren Bearbeitungszeiten. Diese Anforderungen wurden durch zwei bahnbrechende Entwicklungen erfüllt: die breitere Verfügbarkeit von Sprache-zu-Text-Lösungen und der wachsende Stellenwert der Cloud.

Sprache-zu-Text

1976 konnten Computer nur etwa 1.000 Wörter verstehen, aber in den 1980er Jahren waren es bereits etwa 20.000, als IBM die Spracherkennungstechnologie weiterentwickelte.

Seitdem hat sich die Technologie enorm weiterentwickelt, so dass einige Dienste mittlerweile eine Erfolgsquote von bis zu 99 % erreichen können, sofern die Tonqualität klar ist.

Zahlreiche digitale Diktierlösungen bieten daher jetzt auch die Möglichkeit, Sprache in Text umzuwandeln. Beispielsweise hat eine aktuelle Umfrage im Bereich der medizinischen Transkriptionssoftware gezeigt, dass fast zwei Drittel der Lösungen über Spracherkennungsfunktionen verfügen. Spracherkennung wurde ursprünglich für die Desktop-Anwendung entwickelt, ist jetzt aber auch bereits für mobile Geräte verfügbar.

Natürlich ist es eine Herausforderung, mit der fachspezifischen Terminologie umzugehen, die für bestimmte Branchen wie beispielsweise im Rechtswesen oder im Gesundheitswesen besonders wichtig ist. Allerdings gibt es bereits Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, das Standard-Vokabular, um spezifische Fachwörter oder Ausdrücke zu erweitern.

Durch den Einsatz von Machine Learning lernt das Sprache-zu-Text-System außerdem ständig dazu und übernimmt korrigierte Schreibfehler, so dass diese nicht wiederholt werden, welches den Gesamterfolg und die Benutzerfreundlichkeit des Systems enorm erhöht.

Cloudbasierte-Lösungen

Eine der wichtigsten Entwicklungen auf dem Transkriptionsmarkt ist wohl die Verfügbarkeit von cloudbasierten Diktiersystemen. Aktuelle Studien zeigen, dass etwa drei Viertel der Diktierlösungen mittlerweile cloudbasiert sind.

Angesichts der rasanten Zunahme von Hybrid- und Fernarbeit dürfte dies nicht allzu sehr überraschen. Mitarbeiter müssen immer häufiger überall und jederzeit auf Diktierfunktionen zugreifen können, und die Cloud-Option ist dafür perfekt geeignet.

Erstens können Autoren dank cloudbasierten Lösungen von ihren Smartphones oder Tablets aus völlig ortsunabhängig auf voll funktionsfähige Versionen von Diktieranwendungen zugreifen. Anschließend können die Sprachdateien elektronisch an die Schreibkräfte gesendet werden und der letztendliche Dokumententwurf kann einfach und schnell an den Autor zur Bearbeitung oder Genehmigung weitergeleitet werden können.

Darüber hinaus können diese Lösungen in der heutigen sicherheitsbewussten Zeit dazu beitragen, digitale Dateien vor unbefugtem Zugriff zu schützen, indem die gespeicherten Daten automatisch verschlüsselt werden.

Die Zukunft

Da sich Remote-Arbeit immer mehr durchsetzt, müssen Unternehmen technische Lösungen finden, die ihren Mitarbeitern bei der Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung helfen, ganz gleich, ob sie an virtuellen Meetings teilnehmen oder Kunden vor Ort besuchen. Durch die Entwicklung von Transkriptionslösungen hin zu Sprache-zu-Text Lösungen lassen sich diese neuen Herausforderungen gut bewältigen.

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Artikel ist auch in englisch verfügbar