Oplossingen voor spraak-naar-tekst gebruiken om veelvoorkomende zakelijke uitdagingen aan te pakken
31 januari 2024
Tijdgebrek
Hoe vaak klagen bedrijfsprofessionals niet dat er niet genoeg uren in een dag zitten? En de tijdsdruk wordt vaak verhoogd door alledaagse administratieve taken die stukken van de dag in beslag nemen die beter besteed zouden kunnen worden aan meer lonende activiteiten.
Software voor spraak-naar-tekst kan zakelijke professionals helpen om minder tijd te besteden aan ondersteunende activiteiten zoals het maken en bewerken van documenten. Het is algemeen bekend dat we tot zeven keer sneller spreken dan typen, dus de productie van documenten en rapporten gaat aanzienlijk sneller met spraak dan met het toetsenbord. Elders kan de integratie van spraak-naar-tekst met workflow helpen om knelpunten in het documentcreatieproces te identificeren en te verbeteren. En de bespaarde tijd kan productiever worden gebruikt om tijd door te brengen met klanten of om te werken aan nieuwe ideeën die inkomsten genereren.
Inefficiënte processen
Veel bedrijven, waaronder advocaten en accountants, zijn doorgaans afhankelijk van een ondersteunende team of extern secretariaat om documenten uit te schrijven. Dit kan echter leiden tot vertragingen bij het nakijken en bewerken, vooral als de oorspronkelijke auteur langere tijd niet op kantoor is. Er kunnen ook goedkeuringscycli moeten worden doorlopen. En als het document klaar is, moet het efficiënt worden gearchiveerd zodat het snel kan worden teruggevonden als het in de toekomst nodig is.
Door spraakherkenningssoftware te integreren met workflow- en documentbeheersoftware kan het hele proces van documentcreatie en -beheer worden gestroomlijnd. Het bieden van een responsievere service met een snellere doorlooptijd van documenten van hoge kwaliteit met minder fouten wordt een onderscheidende factor voor bedrijven. Dus, waarom gebruikt u geen slimme vergaderassistent die de discussies automatisch opneemt en uitschrijft in plaats van handmatig de belangrijkste punten van een vergadering met klanten op te nemen. Nadien worden de notulen onmiddellijk rondgestuurd zodra ze zijn goedgekeurd, wat allemaal een positief imago van uw bedrijf zal creëren.
Silo-mentaliteit
Silo-mentaliteit is een houding in organisaties waarbij bepaalde afdelingen of teams geen kennis of informatie delen met anderen. Dit kan resulteren in een verminderde efficiëntie van de algemene werking en moeilijkheden bij het bereiken van langetermijndoelstellingen. Het kan vooral voorkomen in hybride omgevingen.
De sleutel om dit aan te pakken is effectieve samenwerking. Dit kan in de vorm van samen documenten schrijven, effectiever met elkaar communiceren of bijdragen aan projectactiviteiten. Hierdoor kunnen collega's en zakenpartners efficiënter communiceren en wordt teamwork en teamcohesie bevorderd, wat weer leidt tot een hogere productiviteit.
Spraak-naar-tekstsystemen kunnen hier een belangrijke rol spelen. Voor de meeste organisaties is de productie van accurate en tijdige documenten een belangrijke vereiste, dus alles wat auteurs in staat stelt om deze effectiever te produceren en input van collega's te verzamelen, zal een belangrijke rol spelen. En door spraak-naar-tekst te integreren met workflowsoftware kan een bedrijf de hele productiecyclus van documenten automatiseren, van de eerste stemopname tot de uiteindelijke ondertekening van het document.
Uitdagingen van hybride werken
Door de snelle opmars van het hybride werkmodel is het voor bedrijven een uitdaging om technologische oplossingen en platforms te implementeren om samenwerking te ondersteunen, processen te stroomlijnen en apparaat- en locatieonafhankelijk mobiel werken mogelijk te maken.
Spraak-naar-tekstsoftware speelt een belangrijke rol om aan deze eisen te voldoen. Als de software in de cloud staat, is toegang vanuit huis net zo eenvoudig als vanuit kantoor, waarbij encryptie zorgt voor een veilige overdracht van digitale bestanden. Er is ook een grote verscheidenheid aan professionals die onderweg toegang moeten hebben tot dicteermogelijkheden, bijvoorbeeld personeel in de gezondheidszorg dat patiënten bezoekt of accountants die bij klanten werken. Dankzij apps voor spraak-naar-tekst die via de cloud beschikbaar zijn, hebben gebruikers toegang tot een volledig uitgeruste versie van de software vanaf verschillende mobiele platforms. Met behulp van een smartphone of mobiele voicerecorder hebben ze de flexibiliteit om op elk moment en vanaf elke locatie documenten te creëren.
Bedreigingen van cybercriminaliteit
Cyberbeveiliging is uitgegroeid tot een probleem waar elke sector mee te maken heeft, van KMO's tot grote bedrijven. Voor 2024 voorspellen experts grotere bedreigingen door ransomware, diefstal op grotere schaal van inloggevens en meer aanvallen op toeleveringsketens.
In de kantooromgeving betekent dit dat een groot aantal online bestanden en documenten gevaar kunnen lopen door allerlei bedreigingen. Denk bijvoorbeeld aan elektronische patiëntendossiers, klantgegevens en commercieel gevoelige documenten. Daarom is de behoefte aan sterke beveiligingsmaatregelen nog nooit zo groot geweest.
Software voor spraak-naar-tekst speelt natuurlijk een cruciale rol bij het maken van elektronische documenten. Gelukkig bieden de toonaangevende producten geruststellend sterke beveiligingsmogelijkheden. Philips SpeechLive maakt bijvoorbeeld gebruik van multifactorauthenticatie (MFA) om een extra beveiligingsniveau toe te voegen, omdat er twee of meer verschillende factoren nodig zijn om de identiteit van een gebruiker te valideren, in plaats van te vertrouwen op een eenvoudige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast worden encryptietechnieken gebruikt om een gelaagde beveiliging te creëren die het voor onbevoegden moeilijker maakt om toegang te krijgen tot audio-opnames en bestandsbijlagen. Alle soorten audiobestanden worden altijd gemaakt, verzonden en opgeslagen met de industriestandaard AES 256-bits versleuteling.
