Wat is digitaal dicteren?

Digitaal dicteren kan gebeuren via een groot aantal apparaten, van mobiele voicerecorders die buiten kantoor worden gebruikt, tot vaste microfoons voor gebruik op kantoor en zelfs mobiele telefoons.

Opnames kunnen in realtime worden versleuteld en vervolgens worden geüpload naar een cloud-gebaseerd platform of worden gerouteerd naar een geschikte bestemming via een lokaal netwerk, FTP-server of e-mail voor verdere verwerking door interne of externe transcriptieservices.

Belangrijkste kenmerken

De belangrijkste elementen van een oplossing voor digitaal dicteren zijn onder andere:

Kwaliteitsmicrofoons: Moderne digitale dicteerapparaten zijn uitgerust met microfoons van studiokwaliteit waarmee opnames van hoge kwaliteit kunnen worden gemaakt. Headset microfoons worden over het algemeen beschouwd als de beste kwaliteit, vooral omdat de microfoon voor de mond wordt gehouden. Dergelijke producten zijn echter niet zo praktisch voor de mobiele professional, die eerder een app op zijn smartphone zal gebruiken of, als de kwaliteit bijzonder belangrijk is (bijvoorbeeld als er veel achtergrondlawaai is), rechtstreeks zal dicteren in een handheld voicerecorder.

Een goed voorbeeld van zo'n kwaliteitsmicrofoon is de Philips SpeechMike Dicteermicrofoon. Deze draadloze oplossing biedt opname van studiokwaliteit voor zakelijke professionals die veel onderweg zijn. Hij maakt gebruik van 100% lossless spraaktechnologie die de audiobestanden comprimeert voordat ze worden verzonden, zodat de geluidskwaliteit hoog blijft. Het biedt ook ingebouwde ondersteuning voor spraakherkenning (waarover later meer) via een 'plug and play' mogelijkheid.

De kwaliteit van de opname is essentieel om de nauwkeurigheid en snelheid van de transcriptie te verbeteren. Dit kan vooral belangrijk zijn in sectoren zoals de juridische sector of de gezondheidszorg, waar de eis om accurate transcripties te produceren bijzonder kritisch is.

Workflowintegratie: Als het gaat om het verzenden van digitale bestanden voor transcriptie, kan de auteur door integratie met workflowsoftware aangeven wanneer het werk af moet zijn en prioriteiten stellen. Het geeft ook de mogelijkheid om werk tussen afdelingen te verdelen en opnieuw te verdelen tijdens drukke periodes. Op die manier kan het werk gelijkmatig verdeeld worden over de verschillende secretariaatsmedewerkers en als één van hen het bijzonder druk heeft, of als er sprake is van vakantie/ziekte, dan kan het werk eenvoudig worden toegewezen aan andere collega’s. Bovendien kan de auteur op elk moment duidelijk alle dictaten en transcripties opvolgen en de status van afwerking bekijken.

Verbeterde beveiliging: Het kan belangrijk zijn om spraakopnames veilig te bewaren, vooral als ze persoonlijke gegevens of andere gevoelige informatie bevatten. Dit probleem wordt aangepakt door digitale opnames bij de bron te versleutelen, waardoor een hoge mate van beveiliging wordt geboden. Daarnaast bieden cloud-gebaseerde digitale dicteersystemen altijd een hoge mate van beveiliging door het gebruik van firewalls en oplossingen voor toegangscontrole.

Het gebruik van encryptie speelt ook een belangrijke rol in de bescherming tegen verloren of gestolen apparaten. Voicerecorders zijn draagbaar en kunnen gemakkelijk zoekraken of gestolen worden. Encryptie is een waardevol hulpmiddel bij de bescherming tegen dergelijke omstandigheden, vooral als het apparaat commercieel gevoelige spraakopnames bevat.

Cloud-gebaseerde levering: Digitale dicteeroplossingen, vooral als ze cloudgebaseerd zijn, zijn zeer flexibel, zodat alle betrokken partijen thuis of op een andere locatie naar keuze kunnen werken. Dit betekent dat meerdere teams en personen toegang hebben tot dezelfde documenten en bestanden tijdens de verschillende fasen van creatie, goedkeuring, distributie en opslag, ongeacht hun locatie.

Spraakherkenning toevoegen

Het gebruik van spraakherkenningssoftware (het proces waarbij gesproken woorden worden omgezet in tekst) wordt steeds populairder. In de eerste plaats omdat spraakherkenning het productieproces van documenten efficiënter maakt, maar ook omdat het de mogelijkheid biedt om de kosten van het secretariaat of van externe transcriptieservices te verlagen.

Het goede nieuws is dat veel digitale dicteeroplossingen een add-on voor spraakherkenning bieden, waarmee naadloos spraakherkenningsmogelijkheden kunnen worden toegevoegd als een bedrijf deze optie aan zijn gebruikers wil bieden.

Hier volgt een greep uit de voordelen die spraakherkenningssoftware kan bieden:

• Zo kunnen bijvoorbeeld formulieren automatisch worden ingevuld in een fractie van de tijd die het zou kosten om dit handmatig te doen, waardoor professionals zich kunnen richten op andere zaken zoals hun klanten, patiënten of andere aspecten van het bedrijf.
• Het helpt bij het stroomlijnen van documentworkflows - mobiele medewerkers kunnen onderweg informatie inspreken, een versleuteld bestand naar kantoor sturen voor controle/transcriptie en het voltooide document ter goedkeuring ontvangen, waardoor de doorlooptijd drastisch wordt verkort.
• Het kan een belangrijke rol spelen in het verbeteren van de samenwerking, vooral als het gaat om het delen van documenten met collega's of zakenpartners om samen te werken, te updaten of te bewerken.

Flexibiliteit voor de toekomst

Veel organisaties baseren hun documentcreatieprocessen op digitaal dicteren en realiseren grote efficiëntie- en kostenbesparingen. Anderen beginnen met het gebruik van dergelijke oplossingen en besluiten dan dat spraakherkenning toevoegen nog meer voordelen biedt. Het belangrijkste punt is dat spraakherkenningsmogelijkheden beschikbaar zijn en kunnen worden toegevoegd aan de oorspronkelijke oplossing voor digitaal dicteren wanneer dat nodig is.

Probeer SpeechLive gratis