Digitales Diktieren integriert mit Workflow-Management-Software

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Steve Newton | Übersetzung: Zsuzsanna Hegedüs

Workflow-Management-Software erfüllt zahlreiche wichtige Funktionen, diese sehen wir uns in diesem Blogpost genauer an. Darüber hinaus zeigen wir die zahlreichen Vorteile auf, wenn Workflow-Management-Software mit einer digitalen Diktierlösung integriert wird

Digitales Diktieren integriert mit Workflow-Management-Software
Digitales Diktieren integriert mit Workflow-Management-Software

Alle Organisationen müssen, um ihre Ziele zu erreichen eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen durchführen, wobei ein ständiger Druck besteht, die Geschwindigkeit und Effizienz dieser Tätigkeiten weiter zu verbessern.

Daher spielt das Workflow-Management eine wichtige Rolle, da es sich auf die Optimierung von Aufgaben und Prozessen richtet und diese gegebenenfalls automatisiert. Dabei werden diese Aufgaben und Prozesse so festgelegt, organisiert und miteinander koordiniert, dass Engpässe und Fehler beseitigt sowie die gewünschten Ergebnisse so reibungslos und effektiv wie möglich erzielt werden.

Wichtig dabei ist auch die Identifizierung jener Mitarbeiter, die für die Durchführung bestimmter Aufgaben innerhalb des Arbeitsablaufs verantwortlich sind.

In der Regel ist eine Person oder Gruppe für jede Phase des Workflows verantwortlich oder mit einer Aufgabe betraut . Sobald diese Aufgabe abgeschlossen ist, sorgt die Workflow-Management-Software dafür, dass die Person, die für die nächste Phase zuständig ist, benachrichtigt wird und alle Daten oder Inhalte erhält, die sie zur Ausführung dieser Aufgabe in der jeweiligen Phase des Prozesses benötigt.

Kurz gesagt, eine Workflow-Software ermöglicht es Unternehmen, die alltäglichen, immer wiederkehrenden Aufgaben im Zusammenhang mit ihren Geschäftsprozessen zu definieren und zu steuern. Folgende Punkte müssen festgelegt werden:

  • Die Aufgaben, die erledigt werden müssen.
  • Der Zeitplan für die Erledigung.
  • Wie sie erledigt werden sollen.
  • Die Personen, die sie ausführen müssen.

Jeder Workflow besteht aus drei Hauptkomponenten: Eingaben, Umwandlungen und Ausgaben, wobei die Aufgaben für all diese Komponenten nacheinander ausgeführt werden, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Ein Beschaffungsprozess besteht zum Beispiel aus Workflows für die Bestellanforderung, die Bestellung und die Rechnungsbearbeitung. Die einzelnen Schritte eines solchen Workflows bestehen wiederum aus verschiedenen Aufgaben wie Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und schließlich Weiterleitung des entstandenen Dokuments zum nächsten Prozess.

Vorteile

Die Nutzung von Workflow-Management-Software bietet unter anderem folgende Vorteile:

  • Standardisierung der Aufgaben, so dass sie immer richtig ausgeführt werden.
  • Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
  • Eliminierung manueller, repetitiver Aufgaben
  • Effizienzsteigerung in allen Arbeitsabläufen und die Beseitigung von Engpässen, womit die die Produktivität erhöht wird.

Warum sollte digitales Diktieren in eine Workflow-Software integriert werden?

Eine effiziente Dokumentenerstellung ist eine wichtige Voraussetzung für Unternehmen in allen Bereichen, von professionellen Dienstleistungen über das Gesundheitswesen bis hin zum Baugewerbe und dem öffentlichen Sektor. Für viele ist das digitale Diktieren eine bequeme und zeitsparende Möglichkeit, den ersten Entwurf eines Dokuments zu erstellen. Bis zur vollständigen Erstellung eines Dokuments sind jedoch noch eine Vielzahl weiterer Schritte erforderlich, darunter Transkription, Prüfung, Bearbeitung und Genehmigung.

Die Integration von digitalem Diktat mit Workflow-Management-Software ist eine zuverlässige und etablierte Lösung, um sicherzustellen, dass all diese Aufgaben so einfach und effizient wie möglich ausgeführt werden. Und da viele Workflow-Lösungen heute üblicherweise als Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte angeboten werden, ist dieser Integrationsaspekt einfacher denn je.

Das bedeutet, dass ein Autor das gewünschte Dokument diktieren kann und die Workflow-Software das Diktat automatisch sammelt und an ein vordefiniertes Ziel weiterleitet, z. B. an ein internes Back Office-Team oder eine externe Schreibkraft. Da immer mehr Menschen von zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten, kann all dies auch remote durchgeführt werden.

Die Back Office Mitarbeiter haben sofort einen klaren Überblick über alle anstehenden Aufgaben, so dass sie Prioritäten setzen und die Fristen einhalten können.

Und der Workflow kann sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem eine Freigabefunktion integriert wird, die es ermöglicht, Dokumente aus der Ferne zu autorisieren, so dass sie automatisch in die nächste Phase des Workflows übergehen können, ohne dass die Führungskraft Büro anwesend sein muss.

Ein weiterer wichtiger Aspekt vieler Workflow-Lösungen ist, dass sie eine klare Versionskontrolle und Prüfpfade bieten, d. h. es ist möglich, den Versionsverlauf bei jeder Änderung eines Dokuments zu verfolgen und jede Version zusammen mit einem prüfbaren Pfad der Änderungen vom Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments bis zu seiner endgültigen freigegebenen Version zu erhalten.

Die Integration von digitalem Diktat und Workflow kann also den gesamten Dokumentenzyklus - vom ersten Diktat bis zur endgültigen Freigabe - erheblich beschleunigen, effizienter gestalten und letztlich wertvolle Informationen zur Kontrolle des fertigen Dokuments liefern.

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