Die Herausforderungen virtueller Meetings

Mit der Verbreitung von Hybrid- und Remote-Arbeit sind virtuelle Meetings ein wesentlicher Bestandteil des heutigen Arbeitslebens. Allerdings sind sie nicht ganz unproblematisch - daher werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Probleme, die auftreten können.

Die Herausforderungen virtueller Meetings

In den letzten Jahren hat wohl jeder an unzähligen virtuellen Meetings teilgenommen, bei denen eine der bekanntesten Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams, Webex oder Google Meet zum Einsatz kam.

Die Vorteile solcher Plattformen sind zwar vielfach dokumentiert, doch die Verwaltung und Nutzung virtueller Meetings kann eine Reihe von Problemen mit sich bringen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Unklare Kommunikation - im Gegensatz zu einer persönlichen Kommunikation kann es in virtuellen Besprechungen oft besonders schwierig werden, non-verbale Signale wie Körpersprache oder Gestik zu deuten. So kann beispielsweise nicht immer erkannt werden, ob die anderen Teilnehmer der Runde verwirrt oder abgelenkt sind oder bereits das Interesse verloren haben. In einer persönlichen Situation könnten solche Probleme leicht auffallen und entsprechend gehandhabt werden, aber online ist das weitaus problematischer.
  • Geringe Aufmerksamkeitsspanne – verschiedene Untersuchungen weisen darauf hin, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei virtuellen Meetings immer kürzer wird (bis zu 10 Minuten), obwohl solche Meetings in der Regel viel länger gehalten werden. Aufmerksamkeitsspannen werden auch durch Ablenkungen im Haushalt, wie Kinder und Haustiere, beeinflusst.
  • Fehlendes Teamgefühl - Viele Mitarbeiter virtueller Teams haben keine Zeit, sich besser kennen zu lernen und Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Dies führt oft zu einem Mangel an gegenseitigem Vertrauen, was sich wiederum auf die Produktivität des Teams auswirken kann.
  • Schwierigkeiten bei der Terminplanung: Da viele virtuelle Teams oft an verschiedenen Orten der Welt arbeiten, kann die Organisation von Besprechungen durchaus eine Herausforderung darstellen, vor allem wenn es darum geht, allen Teilnehmern eine angemessene Zeit anzubieten.
  • Technische Pannen - technische Probleme lassen sich nicht vermeiden. Dazu gehören schlechte Internetverbindungen, Mikrofonausfälle oder das Abstürzen von Anwendungen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.

Die andere große Herausforderung besteht darin, die wichtigsten Punkte des Meetings genau festzuhalten, im Hinblick darauf, was erreicht wurde und was noch zu erledigen ist - gemeinsam mit einem klaren Aktionsplan, wie diese Ziele umgesetzt werden können. Die Tatsache, dass die Teilnehmer teilweise über verschiedene Zeitzonen und Länder verstreut sind, macht diese Anforderung noch kritischer.

Das Augenmerk sollte darauf liegen, diese Anforderung möglichst einfach und effektiv zu erfüllen, um die administrative Belastung auf ein Minimum zu beschränken. Somit wird sichergestellt, dass:

  • Die Beteiligten verstehen, welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, und erfahren gleichzeitig, was die Anderen tun, um die Arbeit voranzubringen.
  • Mitarbeiter, die an der Sitzung nicht teilnehmen können, werden ohne langwierige Folgegespräche auf dem Laufenden gehalten.

Unabhängig von der Branche werden virtuelle Meetings im Geschäftsleben eine immer wichtigere Rolle spielen. Sie unterstützen eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, sorgen für Kosten- und Zeiteinsparungen und ermöglichen den Aufbau talentierter Teams über mehrere Zeitzonen hinweg. Entscheidend dabei ist es, die potenziellen Herausforderungen zu verstehen, die solche Sitzungen mit sich bringen können, und geeignete technische und organisatorische Lösungen zu finden, um den Erfolg der Sitzungen zu gewährleisten und gleichzeitig den Zeitaufwand für die administrativen Tätigkeiten zu minimieren.

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