Diese Risiken Ihrer Diktatdateien können Sie vermeiden

| Steve Newton

Ihre Diktatdateien und transkribierten Dokumente können durch eine Vielzahl von internen und externen Gefahren bedroht sein. Wie kann man sie am besten schützen? In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf die Rolle, die das IT-Risikomanagement dabei spielen kann.

Diese Risiken Ihrer Diktatdateien können Sie vermeiden
Diese Risiken Ihrer Diktatdateien können Sie vermeiden

Diktiersysteme spielen eine zentrale Rolle bei der Erstellung elektronischer Dokumente - sei es durch die Erstellung digitaler Dateien, die anschließend transkribiert werden, oder durch den Einsatz von Sprache-zu-Text-Lösungen.

Denken Sie kurz darüber nach, welche Auswirkungen es auf Ihr Unternehmen haben könnte, wenn diese digitalen Dokumente nicht mehr verfügbar wären, z. B. durch einen Systemausfall oder eine Naturkatastrophe wie einen Brand oder eine Überschwemmung. Würden Sie Ihren Kunden oder Patienten Ihre Dienstleistungen überhaupt noch anbieten können? Wie wäre der Ruf Ihrer Organisation davon betroffen?

Grundsätzlich besteht die Aufgabe des IT-Risikomanagements darin, die potenziellen Bedrohungen zu verstehen, vor denen Ihre IT-Systeme geschützt werden müssen, die Wahrscheinlichkeit ihres möglichen Eintretens einzuschätzen, sowie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu berücksichtigen, falls sie tatsächlich eintreten.

Die Schritte eines wirksamen IT-Risikomanagements

Das IT-Risikomanagement ist ein strukturierter Prozess, der eine Reihe von Maßnahmen umfasst:

Identifizierung der potenziellen Gefahren

Der erste Schritt befasst sich mit der Identifizierung der potenziellen Bedrohungen für Ihre IT-Systeme und Informationen. Beispielsweise könnte ein Hacker Ihre vertraulichen Dateien stehlen oder Ihr IT-System mit einem Virus infizieren. Ebenso könnten sensible Geschäftsinformationen falsch gehandhabt werden ( z. B. aus Versehen von Mitarbeitern) oder in die Hände von Personen gelangen, die keinen Zugang zu den Daten haben sollten.

Bewertung und Einstufung der Risiken

Sobald die einzelnen Risikofaktoren identifiziert sind, sollte man die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und die möglichen Folgen bestimmen. Normalerweise werden die Risiken und die damit verbundenen Auswirkungen als hoch, mittel oder gering eingestuft.

Ausarbeitung von Reaktionsplänen

In diesem Schritt sollten Sie Ihre Risiken mit dem höchsten Stellenwert identifizieren und entscheiden, wie Sie sie am besten vermeiden können. Die vollständige Beseitigung aller Risiken ist zwar selten möglich, aber eine Strategie zur Risikovermeidung zielt darauf ab, so viele Bedrohungen wie möglich abzuwehren, um die kostspieligen und schädlichen Folgen eines Schadensfalls zu vermeiden.

Risikominderung

Nachdem Sie die größten Bedrohungen für Ihre IT-Systeme identifiziert haben, müssen Sie spezifische Maßnahmen oder Lösungen einführen, um diese Gefahren zu bekämpfen. Aus IT-Sicht könnte dies die Verwendung von Antiviren-Software, Spyware-Schutz und Firewalls, die regelmäßige Aktualisierung von Software auf die neuesten Versionen, die Sicherung von Passwörtern und die Verwendung der Multifaktor-Faktor-Authentifizierung zur Gewährleistung der Benutzeridentität umfassen.

Die Entwicklung eines Geschäftskontinuitätsplans ist ein weiterer wichtiger Aspekt des IT-Risikomanagements. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen bei unerwarteten Störungen, z. B. bei einem Unwetter, das Ihre IT-Systeme außer Betrieb setzt, weiterarbeiten und sich schnell erholen.

Bei der Geschäftsfortführungsplanung geht es in erster Linie darum, Datenverluste zu vermeiden, die Auswirkungen auf den Kundenservice so weit wie möglich zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie so schnell wie möglich wieder zum üblichen Geschäftsbetrieb zurückkehren können.

Die Vorteile

Ein wirksames IT-Risikomanagement kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen, sowohl aus der IT- als auch aus der Unternehmensperspektive.

Für die IT bedeutet dies, dass die Risiken für Ihre IT-Systeme und -Dienste strukturiert ermittelt werden bzw. dass die Auswirkungen dieser Risiken richtig verstanden werden.

Aus Kundensicht gibt es ein Gefühl von Sicherheit und bestätigt, dass Sie die Aufrechterhaltung Ihrer Dienstleistungen ernst nehmen. Darüber hinaus kann es Ihnen dabei helfen, die spezifischen gesetzlichen Anforderungen an die Geschäftsfortführungsplanung zu erfüllen, die in bestimmten Branchen wie den Finanzdienstleistungen erfüllt werden müssen.

Ein letzter Punkt: Sie müssen nicht nur Ihre eigenen Systeme vor Ort im Blick haben, wenn es um die Risiken für Ihr Unternehmen geht. Wenn Sie cloudbasierte Dienste nutzen, um Zugriff auf Diktieranwendungen zu haben oder transkribierte Dokumente zu speichern, sollten Sie dies unbedingt in Ihre Betrachtungen zum IT-Risikomanagement einbeziehen.

Beispielsweise sollten Sie feststellen, wo Ihre Daten gehostet werden und ob Ihr Cloud-Service-Anbieter einen starken Fokus auf Datensicherheit und Datenschutz hat. Darüber hinaus sollten Sie die Geschäftskontinuitätspläne des Anbieters und die Art und Weise klären, wie er die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen im Falle eines Dienstausfalls minimieren würde.

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