Hybrides Arbeiten - die wichtigsten Technologien und die Rolle der Sprachverarbeitung
Entscheidend für den Erfolg dieser Arbeitsweise ist die Unterstützung durch verschiedene IT-Systeme und -Dienste. In diesem Blog werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Technologien und die Vorteile, die sie mit sich bringen. Außerdem untersuchen wir die wichtige Rolle, die Sprache-zu-Text-Lösungen dabei spielen können.
Cloud-Technologie
Für Unternehmen mit hybriden Arbeitskräften ist die Cloud-Technologie von grundlegender Bedeutung. Lösungen, die über die Cloud erreichbar sind, bieten ortsunabhängig die gleiche Einsetzbarkeit und den gleichen Komfort und ermöglichen den Mitarbeitern jederzeit Zugang zu benötigten Informationen. Darüber hinaus kann die Technologie dank ihrer schnellen Skalierbarkeit bei Bedarf auch eine wechselnde Anzahl von Mitarbeitern im Büro oder an entfernten Standorten unterstützen.
Zusammenarbeit
Tools für die Zusammenarbeit waren sowohl während der Pandemie als auch bei der nachfolgenden Umstellung auf hybrides Arbeiten absolut notwendig. So können die Mitarbeiter unabhängig vom Standort den Fortschritt bei gemeinsamen Projekten verfolgen und Dateien gemeinsam nutzen. Darüber hinaus bietet Videokonferenz-Software die Möglichkeit für hybride Arbeitskräfte, nahtlos mit Teammitgliedern im Büro und an entfernten Standorten zu kommunizieren.
Dokumentenverwaltung
Auch die Dokumentenverwaltung muss hybride Arbeitsformen unterstützen, damit sich elektronische Dateien einfach erstellen, speichern und gemeinsam nutzen lassen. So können Teams Dateien schnell verteilen und übertragen, sowie anderen Mitgliedern Zugriff gewähren. Darüber hinaus kann der Zugriff auf die jeweiligen Dateien individuell gesteuert werden, sodass nur bestimmte Personen innerhalb einer Organisation Dateien sehen, bearbeiten und löschen können.
Workflow
In einem hybriden Arbeitsumfeld ist die Nachverfolgung und der Überblick über die Aufgaben von entscheidender Bedeutung. Der Workflow stellt sicher, dass Dokumente und Informationen den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. So profitieren Teams, die von mehreren Standorten aus arbeiten, von zentralisierten und rationalisierten Prozessen.
Sicherheit
Die hybride Arbeitsweise bringt eine ganze Reihe neuer Sicherheitsherausforderungen mit sich: Immer mehr Mitarbeiter nutzen die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, und können daher durch ihr Online-, digitales, mobiles und IT-bezogenes Verhalten Schwachstellen schaffen. Dementsprechend haben viele Unternehmen in geeignete Cybersicherheitstechnologien wie VPNs (virtuelle private Netzwerke) und proaktive Sicherheitsschutzsysteme investiert und gleichzeitig das Sicherheitsbewusstsein ihrer Mitarbeiter gestärkt.
Wie Sprache-zu-Text-Systeme hybride Arbeitsweisen unterstützen
In dem hybriden Arbeitsmodell spiegeln sich die Vorteile von Sprache-zu-Text-Systemen wider und ergänzen die oben beschriebenen Technologien.
Vor allem gibt es immer mehr Spracherkennungslösungen, die über die Cloud verfügbar sind. Dies bedeutet, dass der Zugriff auf Diktier- und Spracherkennungsfunktionen von zu Hause oder beim Kunden genauso einfach ist wie im Büro. Durch den Zugang über die Cloud ist die Software zudem auf einer Reihe von mobilen Plattformen wie Smartphones und Tablets sowie auf Büro-PCs verfügbar.
Für viele Organisationen gehören Sprache-zu-Text-Software zum festen Bestandteil von Dokumentenmanagement-Lösungen. Der Schlüssel zu jedem Dokumentationssystem ist die Erstellung, und genau in diesem Zusammenhang können Diktiersysteme eine wesentliche Rolle spielen, damit sie Zeit sparen und die Effizienz steigern.
Eine Sprache-zu-Text-Software bietet auch wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit, beispielsweise die Möglichkeit, Transkripte mit anderen Teammitgliedern zu teilen, so dass sie Kommentare hinzufügen oder den Inhalt abzeichnen können. Da es sich um eine cloudbasierte Software handelt, können diese Änderungen/Ergänzungen jederzeit und überall vorgenommen werden.
Eine Spracherkennungssoftware kann auch von Workflow-Lösungen innerhalb eines Unternehmens profitieren und deren Wert noch steigern. Sie kann dabei helfen, den gesamten Zyklus der Dokumentenerstellung zu automatisieren, von der ersten Sprachaufnahme bis zur endgültigen Freigabe des Dokuments, wodurch die Prozesse optimiert werden und die Dokumente schneller und effizienter fertiggestellt werden können. Und was besonders wichtig ist: All diese Aufgaben können von Mitarbeitern völlig unabhängig von ihrem Standort erledigt werden.
Schließlich ist auch die Sicherheit ein Kernpunkt von Sprache-zu-Text-Lösungen. Dokumente enthalten oft persönliche oder geschäftlich sensible Informationen. Die Integrität dieser Art von Informationen ist von entscheidender Bedeutung, daher sind modernste Cybersicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung selbstverständlich in Sprach-zu-Text-Lösungen integriert.
