Umstellung von einer Diktat-zu-Schrift-Workflow-Lösung auf eine andere

Die Migration von einer Software zur anderen kann für eine Einzelperson schon schwer genug sein. Für ein ganzes Unternehmen kann es noch schwieriger sein, weil so viele Dinge schiefgehen können, wodurch eine sorgfältige Planung unerlässlich wird.

Dies gilt insbesondere für Diktat-zu-Transkriptions-Workflow-Lösungen, da diese eine entscheidende Rolle dabei spielen, manuelle Transkriptionsprozesse innerhalb einer Organisation zu eliminieren und die Dokumentenerstellung und -freigabe zu optimieren. In dieser Ära des Remote-Arbeitens ist es besonders wichtig, da solche Lösungen die Zusammenarbeit verbessern und mobilen Mitarbeitern ermöglichen, nahtlos von jedem Ort und zu jeder Zeit Dokumente zu erstellen.

In den folgenden Abschnitten werden einige wichtige Faktoren erläutert, die Sie bei jedem Migrationsprojekt berücksichtigen müssen, das Sie in Angriff nehmen möchten.

Warum migrieren?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich möglicherweise dazu entschließen könnten, von einer Diktat-zu-Transkriptions-Workflow-Lösung zu einer anderen zu migrieren, darunter:

• Strategie – Ihre gesamte IT-Strategie könnte eine Änderung erfordern, zum Beispiel wenn Sie alle Ihre Anwendungen auf eine gemeinsame Betriebsplattform verlagern oder Legacy-Systeme von lokalen Servern in die Cloud übertragen möchten.
• Funktionalität – Sie benötigen möglicherweise eine neue Lösung mit zusätzlichen Funktionen, die besser geeignet ist, den Anforderungen Ihrer Benutzer gerecht zu werden und Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
• Verfügbarkeit – Möglicherweise erreicht Ihre aktuelle Lösung das Ende ihrer Lebensdauer und wird nicht mehr vom bisherigen Anbieter unterstützt.

Wie auch immer die Umstände sind, es ist entscheidend, dass Sie den Bedarf für die Migration vollständig verstehen und einen klaren Überblick darüber haben, wie Sie die Ersatzlösung am besten auswählen und wer von der Migration betroffen sein wird.

Überlegungen bei der Migration

Spracherkennungssoftware

• Sind Sie mit der Benutzerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche und der Navigation zufrieden?
• Ist die Wortfehlerrate akzeptabel - erreicht die Software ein ausreichend hohes Maß an Genauigkeit?
• Unterstützt die Software alle Sprachen, die Sie benötigen?
• Können Sie Aufnahmen von verschiedenen Geräten diktieren - zum Beispiel von Desktop-Anwendungen, Smartphones und tragbaren Diktiergeräten?
• Können Sie Geräte synchronisieren, sodass Sie ein Dokument mit einem Gerät beginnen und es zu einem anderen Zeitpunkt mit einem anderen Gerät abschließen können?

Workflow

• Sind die Diktatfunktionen vollständig in die Workflow-Software integriert?
• Wie einfach ist es, einzelne oder mehrstufige Workflows einzurichten, um Aufgaben automatisch an die geeignetsten Mitarbeiter im Supportteam weiterzuleiten?
• Enthält die Lösung die Möglichkeit, eine klare Prüfspur aller Diktate und Transkriptionen zu sehen?
• Können Prioritäten festgelegt werden, um dringende Aufnahmen zu markieren und sie in der Transkriptionswarteschlange nach oben zu verschieben?
• Gibt es Berichte, mit denen das Management wichtige Kennzahlen zur Systemnutzung wie Volumen, Kapazität und Auslastung einsehen kann?

Integration

• Ist die Software in der Lage, Eingaben von allen Arten mobiler Geräte zu verarbeiten?
• Können Aufgaben per E-Mail in den Workflow eingereicht werden?
• Ist es möglich, die Software mit anderen internen Informationsmanagementsystemen zu verknüpfen, wie zum Beispiel Dokumentenmanagement- und Fallmanagement-Systemen?
• Kann die Lösung automatisch Dateien von jedem externen Transkriptionsdienst senden und empfangen, den Sie möglicherweise nutzen?
• Kann die Software mit branchenspezifischen Anwendungen integriert werden, die Sie benötigen, zum Beispiel elektronische Patientenakten (EPA) in der medizinischen Welt?
• Gibt es ein eingebautes Softwareentwicklungskit (SDK), das die maßgeschneiderte Integration der Software mit anderen Unternehmensanwend ungen ermöglicht?

Andere Anliegen

• Welche Sicherheitsfunktionen verwendet die Software - zum Beispiel Mehr-Faktor-Authentifizierung, Industriestandard-Verschlüsselung oder starke Passwörter?
• Welche Backup- und Datenwiederherstellungsmaßnahmen können ergriffen werden, um sicherzustellen, dass Sprachdateien und transkribierte Dokumente aufgrund von Systemausfällen oder Angriffen nicht verloren gehen?
• Wie trägt das System dazu bei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die für Ihr Unternehmen wichtig sein könnten, z. B. DSGVO?
• Welche Art von technischem Support wird geboten?
• Ist die Lösung vor Ort oder in der Cloud (oder beides) verfügbar?

Planung

Der Migrationsplan zur Implementierung einer neuen Diktat-zu-Transkriptions-Workflow-Lösung sollte sich wie bei anderen Projektplanungen darauf konzentrieren, Folgendes zu erreichen:

• Rechtzeitig - festlegen, wann die Migration abgeschlossen sein sollte.
• Im Budget - Identifizierung der damit verbundenen Kosten und benötigten Ressourcen.
• Im Rahmen - Bestimmung dessen, was die neue Software leisten sollte (vielleicht durch Festlegen dessen, was Sie derzeit tun und was Sie besser machen möchten).

Der Plan ist im Wesentlichen ein Für die Beschaffungsaktivität (einschließlich eventueller Demos oder Vor-Ort-Besuche) sowie für eine möglicherweise erforderliche Testphase, Schulungen für Benutzer und die endgültige Bereitstellung einzuplanen.

Bedenken Sie, dass einer der Schlüsselelemente der Migrationsübung der nahtlose und fehlerfreie Transfer aller erforderlichen Dokumente und Dateien in die neue Umgebung sein wird. Sie könnten auch die Gelegenheit nutzen, um diese Daten zu bereinigen, um sicherzustellen, dass Sie nur Dokumente und Dateien übertragen, die für Ihr Unternehmen unerlässlich sind.

Wie sieht Erfolg aus?

ahrplan mit klar definierten und erreichbaren Meilensteinen und Fristen. Es ist auch hilfreich, mögliche Herausforderungen aufzulisten und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu überwinden - damit das Projekt wie oben beschrieben rechtzeitig und innerhalb des Budgets und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen wird.

Im Rahmen des Plans ist es auch wichtig, Zeit f

Es ist nützlich, von Anfang an genau festzulegen, was Sie als erfolgreiche Migration betrachten würden. Ein Faktor könnte darin bestehen, sicherzustellen, dass alle übertragenen Dateien und Dokumente lesbar und zugänglich sind, ebenso wie sicherzustellen, dass auf einer Drittanbieter-Cloud-Plattform, für die Sie keine Vereinbarung mehr haben, keine privaten Daten zurückbleiben.

Eine effektive Geschäftskontinuität könnte ein weiteres wichtiges Anliegen sein - sicherzustellen, dass das Serviceniveau, das Sie Ihren Kunden während des Übergangszeitraums bieten, nicht beeinträchtigt wird.

Und natürlich ist es ein weiteres wichtiges Anliegen, dass Ihre Benutzer die Software effektiv nutzen und mit der von Ihnen bereitgestellten Lösung zufrieden sind!

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