Comment dicter efficacement
Être précis
Si vous transférez votre dictée à un transcripteur, toute dictée que vous effectuez doit l’être en partant du principe que la personne qui la saisit pour vous ne sait pas ce que vous savez. Cela implique d’être le plus précis possible. Dès lors que des questions, des problèmes ou des incertitudes surviennent, le processus est beaucoup moins efficace et impacte la productivité.
Pour limiter les incertitudes possibles, vous devez être précis en termes de style et de formatage lors de la dictée. Entrer dans ces détails peut sembler fastidieux et parfois manquer de naturel lorsque vous commencez à dicter. Mais, une fois que vous vous serez habitué au processus de dictée de ces éléments supplémentaires, vous verrez qu’ils deviendront une seconde nature. Faites comme si vous racontiez une histoire. Les mots que vous employez illustrent la façon dont vous voulez que la personne qui écoute visualise l’histoire. Si vous voulez des puces, des titres, des sous-titres, des guillemets, etc. vous devez les inclure dans votre stratégie globale de dictée.
Inclure la ponctuation
De nombreuses personnes se demandent s’il faut dicter la ponctuation. La ponctuation, en particulier les guillemets, les virgules et toute autre marque de ponctuation orale, doit être dictée car elle affecte le ton, les nuances et le rendu de l’écrit. La dictée de la ponctuation aidera à mieux articuler ce que vous voulez dire, à vous assurer que vos écrits ont une structure pratique, et qu’il n’y a aucune confusion ou modification inutile nécessaire une fois le texte produit. Dicter la ponctuation permet également, si vous n’avez pas de transcripteur, d’utiliser un programme de dictée plus efficacement
Pratiquer jusqu’à la perfection
Dicter un document plus complexe prend nettement plus de temps et requiert plus de pratique. Il est important de se rappeler, pour les documents plus complexes, que votre dictée n’a pas besoin de contenir toutes les informations lors de la phase initiale de brouillon. Si des sections compliquées interrompent le cours de vos pensées ou vous empêchent de tenir un discours cohérent et efficace, vous pouvez les laisser de côté au départ. À la place, dictez simplement un signet et vous pouvez ensuite y revenir plus tard, une fois le document presque finalisé.
L’objectif, lors de la dictée d’un document long ou plus complexe, est de vous permettre de faire le gros du travail rapidement. Dans les scénarios plus complexes, une plus grande attention est nécessaire et il est fort probable que vous aurez plusieurs brouillons avant que le document final ne soit prêt. Ce n’est pas une raison pour renoncer à la dictée, mais plutôt pour la considérer comme un outil qui maximise l’efficacité et la productivité.
