Effectief dicteren

Wees specifiek

Als je het dictaat aan een secretariaatsmedewerker overhandigt, moet je bij alles wat je dicteert ervan uitgaan dat degene die voor jou typt niet weet wat jij weet. Dit betekent dat je zo specifiek mogelijk moet zijn. Zodra er vragen, problemen of onzekerheden onstaan, wordt het een stuk minder efficiënt en heeft het invloed op de productiviteit.

Om het aantal onzekerheden te verminderen, zou je specifiek moeten zijn wat betreft stijl en indeling bij het dicteren. Het lijkt misschien omslachtig om hier in detail op in te gaan en het voelt soms wat onnnatuurlijk aan wanneer je voor het eerst begint te dicteren. Toch zullen ook deze stukjes en beetjes vanzelfsprekend worden wanneer je eenmaal gewend bent aan het dicteerproces. Beschouw het als het vertellen van een verhaal. De woorden die je kiest laten zien hoe je wilt dat het verhaal wordt gevisualiseerd in het hoofd van de luisteraar. Als je opsommingstekens, titels, tussentitels, apostroffen wilt gebruiken, moet dat onderdeel uitmaken van je algehele dicteerstrategie.

Interpunctie toevoegen

Velen vragen zich af of ze interpunctie moeten dicteren. Interpunctie, en dan met name apostroffen, komma’s en andere spraakgerelateerde interpunctie moet gedicteerd worden, omdat ze effect hebben op de toon, nuancering en sfeer van de tekst. Als je interpunctie dicteert, helpt je dat de betekenis goed over te brengen, zorgt het dat de tekst een handige structuur heeft en vermijdt het verwarring of onnodige aanpassingen nadat het product is geleverd. Het dicteren van interpunctie heeft ook als bijkomend voordeel dat u als je geen secretariaat gebruikt, je dicteerprogramma’s efficiënter kunt gebruiken.

Oefening baart kunst

In complexere documenten dicteren zit aanzienlijk meer werk en oefening. Het is belangrijk om te onthouden dat bij meer ingewikkelde documenten je dictaat bij het eerste concept niet alle informatie hoeft te bevatten. Als er complexere delen zijn die je gedachtenstroom kunnen onderbreken of zorgen voor een minder samenhangend en efficiënt proces, kun je die eerst aan de kant schuiven. Dicteer in plaats daarvan een tijdelijke aanduiding en kun je daar op een later tijdstip op terugkomen wanneer het document bijna af is.

Het doel bij het dicteren van een langer of complexer document, is om het grootste deel van het werk in korte tijd gedaan te krijgen. Complexere situaties vereisen meer aandacht en daarbij moet je waarschijnlijk meerdere concepten opstellen voor het uiteindelijke document is afgerond. Dit is geen reden om dicteren te vermijden, maar juist een reden om dicteren te omarmen op een manier die de efficiëntie en productiviteit maximaliseert.

Ontdek geoptimaliseerde spraak naar text