Dokumentenmanagement und Diktiersysteme

Moderne Unternehmen sind mit Informationen überflutet, angefangen bei umfangreichen Rechts- oder Finanzdokumenten, Kundenlisten der letzten sechs Monate, kurzen internen Memos bis hin zu Rechnungskopien. Diese Informationen liegen in zwei grundlegenden Formen vor - strukturiert (Daten, die typischerweise in Datenbanken gespeichert sind) und unstrukturiert (Word-Dokumente, PDF-Dateien, Papierdokumente usw.). Während der Umgang mit strukturierten Daten gut etabliert ist, stellen die Speicherung und der Zugriff auf unstrukturierte Informationen eine Vielzahl von Problemen für herkömmliche IT-Systeme dar.

Dies ist der Bereich, in dem ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ins Spiel kommt. Es bietet im Wesentlichen eine Lösung für die Bewältigung der breiten Palette von unstrukturierten Informationen, die ein Unternehmen typischerweise erzeugt und sammelt.

Das kann in Form von elektronischen Dokumenten wie Textverarbeitungsdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDF-Dateien und E-Mails sein, aber auch von Audio- und Videodateien. Ebenso können dies die papierbasierten Dokumentationen sein, die ein Unternehmen möglicherweise erstellt oder empfängt. Dies geschieht mithilfe eines Dokumentenscanners, der Papierdokumente in ein digitales Format konvertiert, und einer Indexierungssoftware, die sicherstellt, dass das gescannte Dokument leicht gefunden werden kann, sobald es gespeichert wurde.

Wichtig ist auch, dass das Dokumentenmanagement einem Unternehmen die Möglichkeit bietet, die gescannten und elektronischen Dokumente miteinander zu verknüpfen und sie durch einen gemeinsamen "Schlüssel", wie beispielsweise eine Kundennummer, zugänglich zu machen (z. B. könnte eine elektronische Rechnung eine papierbasierte Bestellung und eine PDF-Version eines Vertrags enthalten, die alle in Beziehung zueinander stehen).

Vorteile für Unternehmen

Es gibt eine Reihe von Geschäftsvorteilen, die häufig für DMS angeführt werden, darunter:

• Reduzierung des Speicherplatzes und der damit verbundenen Kosten - die Kosten für Aktenschränke und Büroräume zur Aufbewahrung können durch kostengünstigen Datenspeicher erheblich reduziert werden.
• Verbesserter Zugriff und Effizienz - Sobald ein Dokument gescannt ist, wird es von jedem Computer jeder autorisierten Person zugänglich. Dokumente können automatisch geteilt, geroutet und verfolgt werden, während sie von einer Person zur anderen übergehen.
• Verbesserte Dokumentsuche - Die Suche und das Abrufen der benötigten Dokumente wird durch die Verwendung von Volltextindexierung und Volltextsuchfunktionen erleichtert.

Diese Systeme stellen außerdem sicher, dass vertrauliche Informationen nicht mit Personen geteilt werden, die nicht über die notwendigen Zugriffsrechte verfügen, und verfolgen, wie oft ein Dokument von wem abgerufen wird (mehr dazu später) und erinnern die Benutzenden daran, wann sie ein Dokument aktualisieren oder überprüfen müssen.

Die Rolle der digitalen Diktate

Digitale Diktate sind oft der Ausgangspunkt für viele der Dokumente, die letztendlich in einem DMS gespeichert werden. Audiodateien werden an interne Mitarbeitende oder externe Dienstleistende zur Transkription gesendet, und die resultierenden Dokumente werden intern verteilt oder an Kundinnen, Patienten, Geschäftspartnerinnen usw. versendet. Beide können dann auf eine Weise abgelegt und indexiert werden, die es erleichtert, sie zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen.

Durch seine Indexierungsfähigkeiten kann das DMS Dateien verknüpfen, die anderweitig viele Stunden in Anspruch nehmen könnten. Zum Beispiel kann es im Zuge eines Streits erforderlich sein, einen Vertragsbrief zu finden, die ursprüngliche Audiodatei mit den Diktaten, die diesen erzeugt hat, eine PDF-Datei, auf die in dem Brief Bezug genommen wurde, und einen E-Mail-Austausch, der den Inhalt des Briefs bespricht. In vielen Arbeitsumgebungen könnte dies eine zeitraubende Aufgabe sein, aber das DMS bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, dies zu erreichen.

Vorteile in Bezug auf Kontrolle und Einhaltung

DMS kann den Autoren, die Diktiersoftware verwenden, eine Reihe von erheblichen Vorteilen in Bezug darauf bieten, wie ihre Dokumente kontrolliert und verwaltet werden, sobald sie gespeichert wurden:

• Versionierungskontrolle: Wie der Name schon sagt, wird die Versionskontrolle verwendet, um verschiedene Versionen eines Dokuments während des Autoren- und Genehmigungsprozesses zu verwalten oder zu kontrollieren. Ein Dokumentenmanagementsystem kann Änderungen nachverfolgen und eine Dokumentenhistorie bereitstellen. Das Ergebnis ist, dass ein Dokument an einem Ort gespeichert wird, das alle seine Versionen enthält, sodass alle Änderungen deutlich sichtbar sind und Mitarbeiter immer Zugriff auf die neueste Version haben.
• Audit Trails: In Verbindung mit dem Obigen enthalten Dokumentenmanagementsysteme Audit Trails, die jede Änderung an einem Dokument während seines Lebenszyklus nachverfolgen können, einschließlich wer welche Änderungen wann und in welcher Reihenfolge vorgenommen hat.
• Einhaltung: Einer der Vorteile der Einrichtung von Audit Trails besteht darin, dass sie von unschätzbarem Wert sind, um die Einhaltung zu demonstrieren, da eine Organisation die Gültigkeit der gespeicherten Informationen authentifizieren und nachweisen kann, dass sie branchenbezogenen Vorschriften und Anforderungen entspricht.

Zu guter Letzt sollten wir die Möglichkeiten nicht vergessen, wie die Integration von digitalen Diktierlösungen und Dokumentenmanagementsystemen dem wachsenden Kreis der Hybridmitarbeiter helfen kann. Solche Mitarbeiter müssen eine Reihe von Geschäftsdokumenten erstellen, überprüfen, genehmigen und darauf zugreifen, unabhängig von ihrem Standort. Diktiersysteme können die Erstellung solcher Dokumente erleichtern, während das DMS sicherstellt, dass die Autorinnen und ihre Kollegen immer auf die aktuellsten Versionen der Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten können.

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