Sollte eine Anwaltskanzlei ihre Transkriptionstätigkeiten auslagern?
18 Juli 2023
Juristische Fachkräfte sind vielbeschäftigt. Ein erheblicher Teil ihrer Zeit wird darauf verwendet, Dokumente zu erstellen, die von Aussagen und Mandantenbriefen bis hin zu Rechtsgutachten und allgemeiner Rechtskorrespondenz reichen können.
Der Einsatz von digitalen Diktiersystemen trägt zunehmend dazu bei, diese Aktivitäten zur Dokumentenerstellung zu optimieren, aber letztendlich besteht immer noch Bedarf an einem Transkriptionsservice, der die Audiodateien in elektronische Dokumente umwandelt.
Eine Frage, mit der viele Anwaltskanzleien konfrontiert sind, ist, ob dieser Transkriptionsservice von internen Sekretariatsmitarbeitern erbracht werden soll oder ob er an einen externen Dienstleister ausgelagert werden soll. In diesem Blog werden wir einige der wichtigsten Faktoren betrachten, die bei dieser Entscheidung berücksichtigt werden sollten.
Wie funktioniert ausgelagerte Transkription?
Juristische Transkription ist tatsächlich ein relativ unkomplizierter Prozess, der in drei Schritte unterteilt werden kann:
Übermittlung der Audiodateien an das externe Transkriptionsunternehmen
Externe Transkriptionsservice-Anbieter können in der Regel mit den meisten digitalen Diktiersystemen arbeiten, es ist jedoch wichtig zu prüfen, ob sie sich in Ihre bereits verwendeten Systeme integrieren lassen. Dadurch können Sie Ihre Audiodateien direkt hochladen oder übertragen.
Das juristische Transkriptionsteam wird die Audiodateien gemäß vereinbarter Vorlagen und Formatierungsrichtlinien in Word-Dokumente umwandeln. Die Zeitspannen dafür sollten klar vereinbart sein.
Überprüfung des Dokuments
Nach Abschluss der Transkription wird das Dokument überprüft und korrekturgelesen, um sicherzustellen, dass es genau ist und eventuelle Fehler und grammatikalische Fehler korrigiert werden.
Rücksendung des erstellten Dokuments
Nachdem alles korrekturgelesen und überprüft wurde, wird das Dokument im gewünschten Format zurückgesendet. Je nach Integrationsgrad kann dies per E-Mail oder über eine Webportal-Lösung zum Herunterladen erfolgen. Wenn Sie eine größere Menge an Dokumenten verwalten, kann eine dedizierte Workflowsolution sehr nützlich sein, um immer den Überblick über die Aufgaben zu behalten.
Vorteile
Schneller Einstieg
Ausgelagerte Transkriptionsservices können besonders attraktiv für Anwaltskanzleien sein, die nicht über die erforderlichen internen Fachkenntnisse verfügen. Die Dienste stehen sofort zur Verfügung, ohne dass neue Mitarbeiter eingestellt und geschult werden müssen.
Kosteneffizienz
Die Wahl einer ausgelagerten Lösung bedeutet, dass Sie keine Gehälter, Überstunden und Gerätekosten für interne Mitarbeiter bezahlen müssen, sowie keine Sozialversicherungsbeiträge, Urlaub oder Pensionsleistungen.
Entlastung interner Mitarbeiter/Support-Teams
Für Kanzleien, die bereits Support-Teams haben, die interne Transkriptionsservices anbieten, kann es von Vorteil sein, ihre Zeit freizusetzen, um mehr Zeit für die Betreuung von Mandanten oder die Unterstützung von Mandanten zu haben, was sich positiv auf das Serviceniveau auswirken kann.
Zugang zu erfahrenem Personal
Juristische Transkriptionsunternehmen sind Experten darin, Audio in Text umzuwandeln, da dies ihr Spezialgebiet ist. Ihr Personal versteht daher alle juristischen Fachbegriffe und die erforderlichen Layouts für die Vielzahl juristischer Dokumente.
Integrierte Prozesse und Echtzeit-Updates
Durch den Einsatz von digitaler Diktiersoftware, insbesondere cloudbasierte Optionen, kann der juristische Transkriptionsservice seinen Kunden einen Echtzeit-Service bieten. Dies bedeutet, dass sobald der Jurist eine Diktierung sendet, sie im System aktualisiert und gemäß der angegebenen Bearbeitungszeit verarbeitet wird (einschließlich dringender Diktate, die bearbeitet werden müssen). Darüber hinaus kann der Autor online nachverfolgen, wo sich ein bestimmtes Diktat im Gesamtprozess befindet.
Mögliche Probleme
Wie bei allen Geschäftsentscheidungen ist nichts absolut klar, und es gibt eine Reihe von potenziellen Problemen und Herausforderungen, die bei der Überlegung, ob eine Auslagerung sinnvoll ist, berücksichtigt werden müssen.
Sicherheit
Juristische Transkripte enthalten oft sensible persönliche Informationen, und aus diesem Grund ist Vertraulichkeit entscheidend. Für einige Kanzleien ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass auf ihre Dokumente kein unbefugter Zugriff erfolgt, und als Teil davon sollten die Dokumente für niemanden außerhalb ihrer Sicherheitskontrollen zugänglich sein. Solche Bedenken können gemildert werden, wenn das Transkriptionsunternehmen den Einsatz wirksamer Cybersicherheitstools wie Datei-Verschlüsselung nachweisen kann.
Zeit
Obwohl externe Transkriptionsunternehmen in der Regel verschiedene Bearbeitungszeiten für ihre Dienste anbieten, ist dennoch zu beachten, dass Audiodateien an ein anderes Unternehmen außerhalb der Kanzlei gesendet werden, das möglicherweise konkurrierende Anforderungen von anderen Kunden hat. Diese zusätzliche Prozessschritte zur Dokumentenerstellung können die Gesamtzeitspannen verlängern und für besonders eilige Arbeiten problematisch sein.
Kosten
Viele Kanzleien haben bereits Support-Teams, die Transkriptionsservices intern erbringen. In Fällen, in denen diese Services einen hohen Servicestandard bieten und voll ausgelastet sind, werden mögliche Kosteneinsparungen durch die Verwendung eines externen Services wahrscheinlich nicht erreicht. In solchen Fällen kann der Hauptgrund für die Verwendung eines ausgelagerten Services darin bestehen, bei erhöhtem Arbeitsvolumen oder zur Unterstützung bei Krankheit und Urlaub zu helfen.
Fazit
Für viele Anwaltskanzleien ist die Option, zeitaufwändige Dokumentenerstellungsarbeiten auszulagern, attraktiv. Juristische Transkriptionsservices können eine schnelle, kostengünstige und zuverlässige Option bieten. Das Auslagern von Transkriptionstätigkeiten ist auch eine gute Option, selbst wenn interne Mitarbeiter vorhanden sind, zum Beispiel um Mitarbeiterlücken aufgrund von Krankheit oder besonders belebten Zeiten zu überbrücken.
