Les difficultés des réunions virtuelles
Qui, au cours des deux dernières années, n’a pas participé à une réunion virtuelle en utilisant l’une des plates-formes les plus communes que sont Zoom, Microsoft Teams, Webex ou Google Meet ? Et bien que les avantages de ces plates-formes soient bien documentés, la gestion et l’utilisation des réunions virtuelles peut soulever différents problèmes, dont nous allons aborder les plus régulièrement cités :
- Manque de communication claire – contrairement à la communication en face à face, il peut être difficile dans des réunions virtuelles de saisir des indices non verbaux, comme le langage corporel et la gestuelle. Ainsi, par exemple, un locuteur peut ne pas arriver à mesurer si les autres participants à la réunion sont perplexes, distraits ou ont perdu de leur intérêt. Dans une situation en face à face, il pourrait sentir ce genre de problème et agir en conséquence, mais en ligne, c’est plus compliqué.
- Faibles capacités de concentration – les recherches indiquent que les capacités de concentration dans les réunions virtuelles ont tendance à être plus courtes (tombant parfois jusqu’à 10 minutes seulement), même si ce genre de réunions est généralement planifié pour durer bien plus longtemps. Les capacités de concentration sont également influencées par les distractions présentes à la maison, comme les enfants ou les animaux.
- Manque de relations formelles – de nombreux participants aux réunions virtuelles se plaignent du manque de temps nécessaire pour créer des liens avec les autres et établir des relations formelles. Il en résulte un manque de confiance mutuelle qui, à son tour, peut impacter la productivité de l’équipe.
- Difficultés de planification liées aux fuseaux horaires – comme de nombreuses équipes virtuelles se retrouvent à travailler depuis différents endroits dans le monde, l’organisation des réunions peut s’avérer problématique, en particulier pour permettre à tous les participants d’y prendre part à une heure raisonnable.
- Problèmes techniques – inévitablement, des problèmes techniques se produisent de temps à autre. Il peut notamment s’agir de lenteurs de connexion Internet, de pannes de microphones ou de plantages des applications partagées.
L’autre difficulté majeure consiste à capturer précisément les principaux points de la réunion en termes d’actions accomplies et restant à accomplir, avec un plan d’action clair de la manière d’atteindre ces objectifs. Le fait que les participants à la réunion soient dispersés, parfois dans des fuseaux horaires et pays différents, rend cette exigence encore plus critique.
Il faut s’attacher à y répondre le plus simplement et le plus efficacement possible, afin de minimiser la surcharge administrative. De cette manière :
- Les personnes comprendront les actions qu’elles doivent entreprendre, tout en confirmant à tous les participants les actions que les autres entreprennent pour faire avancer les choses.
- Les personnes qui ne peuvent assister à la réunion seront informées de ce qui a été abordé sans longues discussions de suivi.
Quel que soit votre secteur d’activité, les réunions virtuelles joueront sans nul doute un rôle de plus en plus essentiel dans votre façon de travailler. Elles peuvent contribuer à créer une collaboration interfonctionnelle, à réaliser des économies et à gagner du temps, ou encore à constituer des équipes compétentes dans différents fuseaux horaires. Il est essentiel de comprendre les défis potentiels que de telles réunions peuvent poser et de mettre les solutions techniques et procédures adaptées en place pour s’assurer de leur bon fonctionnement, tout en minimisant le temps passé sur les activités administratives annexes.
