Uitdagingen bij virtuele vergaderingen

Wie heeft er de afgelopen jaren nou niet een virtuele vergadering gevoerd met behulp van een van de meestgebruikte platforms zoals Zoom, Microsoft Teams, Webex of Google Meet? Hoewel de voordelen van dergelijke platforms goed gedocumenteerd zijn, kan het beheer en gebruik van virtuele vergaderingen leiden tot tal van zorgen. Hieronder staan een aantal vaak genoemde:

• Gebrek aan communicatie: anders dan bij persoonlijke communicatie kan het tijdens virtuele vergaderingen lastig zijn om non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en gebaren, op te pikken. Een spreker kan bijvoorbeeld niet goed inschatten of de andere deelnemers van de vergadering in de war zijn, of afgeleid, of dat ze niet meer geïnteresseerd zijn. Bij een persoonlijke ontmoeting kunnen ze dit soort problemen wel aanvoelen en daarnaar handelen, maar online is dit een groter probleem.
• Korte aandachtsspanne: uit onderzoek blijkt dat de aandachtsspanne die we hebben bij virtuele vergaderingen korter wordt (nog maar 10 minuten) ook al duren de vergaderingen over het algemeen veel langer. De aandachtsspanne wordt ook beïnvloed door afleidingsfactoren thuis, zoals kinderen of huisdieren.
• Gebrek aan formele relaties: veel virtuele teamleden klagen erover dat er te weinig tijd is om een band te vormen met elkaar en een formele relatie op te bouwen. Het resultaat is dat er een gebrek is aan wederzijds vertrouwen. Op den duur kan dat ook invloed hebben op de productiviteit van het team.
• Problemen met plannen en tijdszones: doordat veel virtuele teams over de hele wereld verspreid zijn, kan een vergadering inplannen voor problemen zorgen. Met name wanneer men probeert iedereen op een gepast tijdstip te laten meedoen.
• Technische foutjes: het is onvermijdelijk dat er zich wat technische probleempjes voordoen. Denk maar aan een langzame internetverbinding, microfoons die niet werken of gedeelde applicaties die crashen.

De andere uitdaging is om nauwkeurig de hoofdpunten van de vergadering vast te leggen over wat overeengekomen werd en wat er nog moet gebeuren, samen met een duidelijk actieplan over hoe deze doelen te behalen. Het feit dat deelnemers verspreid zitten, waardoor ze soms zelfs in andere landen en tijdzones werken, maakt dit punt nog belangrijker.

De focus moet bij een zo eenvoudig en effectief mogelijke oplossing liggen, zodat de hoeveelheid administratieve rompslomp geminimaliseerd wordt. Als hieraan wordt voldaan, dan:

• Begrijpt iedereen welke acties ze moeten ondernemen en wordt voor alle deelnemers bevestigd wat anderen doen om vooruitgang te boeken.
• Kunnen afwezigen op de hoogte blijven zonder ellenlange gesprekken te hoeven voeren.

Ongeacht de sector waarin je werkt, spelen virtuele vergaderingen ongetwijfeld een steeds grotere rol in de manier van zakendoen. Ze kunnen zorgen voor functie-overschrijdende samenwerking, kosten- en tijdbesparing opleveren en een getalenteerd team in verschillende tijdzones kan ermee opgezet worden. Het is erg belangrijk om te begrijpen wat de mogelijke uitdagingen zijn van zulke vergaderingen en om voldoende technische en procedurele oplossingen te voorzien zodat ze soepel verlopen. Tegelijkertijd moet ook de tijd die besteed wordt aan de bijbehorende administratieve taken tot een minimum worden beperkt.

Bekijk onze spraak naar tekst