Qu’est-ce que la transcription juridique ?
Qu’ils travaillent avec le gouvernement ou dans des cabinets privés, les avocats sont très occupés. L’examen des documents est chronophage, même s’il s’agit d’un simple survol, et encore plus si les documents sont enregistrés.
Pour améliorer leur charge de travail, faciliter leur travail et avoir plus de temps pour s’occuper d’autres clients, la transcription juridique a gagné en importance.
Les services de transcription vous permettent de transformer des clips audio, comptes rendus d’audience et fichiers vidéo en documents écrits. Les transcripteurs sont répartis en plusieurs catégories, dont ceux spécialisés dans le domaine juridique. Les transcripteurs juridiques peuvent être considérés comme les derniers-nés des assistants juridiques. Ils excellent autant dans leur travail !
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Différences — Transcription juridique — Dictée — Compte rendu d’audience
Le secteur de la transcription juridique est en plein essor en raison de son utilité pour la profession juridique. Tout ce qui va des dépôts aux affidavits et aux mémoires juridiques peut être facilement transformé en document écrit dans le format légal accepté.
Les transcripteurs juridiques changent totalement la donne puisqu’ils peuvent aider les avocats à rédiger tous les documents dont ils ont besoin à l’aide d’un enregistrement vidéo.
Qu’est-ce que la transcription juridique ?
Comme nous l’avons déjà dit, la transcription juridique est la conversion de fichiers vidéo ou audio enregistrés en documents écrits. Elle diffère de la dictée, qui consiste à parler dans un appareil capable d’enregistrer le son ou à quelqu’un qui peut écrire ce que vous dites. Vous dictez dans des logiciels de reconnaissance vocale sur votre téléphone et une fois que ce que vous avez dicté est écrit, cela devient une transcription.
Différences entre transcription et dictée
La transcription juridique et la dictée se distinguent par les fonctionnalités suivantes :
- La transcription juridique consiste actuellement à taper l’information d’un fichier enregistré dans un document juridique. La dictée consiste à taper ce que vous avez dit ou dicté dans un logiciel de dictée. Vous devez enregistrer votre dictée séparément puis la taper dans le document juridique. Après quoi, elle devient transcrite.
- La dictée est généralement plus rapide que la transcription juridique. Comme la dictée ne nécessite pas de saisie, elle permet de gagner beaucoup de temps. Cependant, les documents transcrits sont généralement plus complets que l’enregistrement d’origine car il peut y avoir des bruits dans l’enregistrement qui compliquent la compréhension.
- La transcription juridique a une meilleure qualité que la dictée car les informations sont déjà écrites et tout a donc été pris en compte.
- Il est plus facile de dicter que de transcrire en raison de la quantité de saisie nécessaire.
- Les transcriptions sont plus faciles à utiliser que les dictées. Comme les dictées sont généralement des enregistrements, il est difficile de passer certaines parties pour arriver à celle dont vous avez besoin. D’autre part, la transcription implique l’utilisation de documents qui peuvent être facilement scannés, surlignés, copiés et collés.
- La qualité des dictées dépend de votre équipement, mais par ailleurs, la transcription juridique est généralement réalisée de manière professionnelle, de sorte que les transcriptions ont une meilleure qualité que les dictées car elles sont déjà tapées.
Le compte rendu d’audience, d’autre part, est réalisé par des sténographes. Ils utilisent une machine qui leur permet d’écrire en abrégé et de convertir ensuite leurs notes en texte complet.
Différences entre transcription juridique et compte rendu d’audience
- Les sténographes judiciaires travaillent généralement dans les salles d’audience et ce qui les différencie des transcripteurs juridiques, c’est qu’ils utilisent une sténographie et qu’ils sont généralement assermentés pour être sténographes judiciaires. Les transcripteurs juridiques, en revanche, n’ont pas besoin d’être assermentés par un organisme ni de passer un examen spécifique.
- Les sténographes judiciaires sont généralement chargés d’enregistrer tout ce qui est dit au cours de l’audience ou dans un autre cadre juridique.
- Les sténographes judiciaires doivent être précis car ils sont supposés noter le moindre détail de ce qu’ils entendent sans faire d’erreurs. Il est donc important qu’ils soient rapides et clairs. La transcription juridique, en revanche, n’est pas soumise à des contraintes de temps et met donc davantage l’accent sur la précision.
Les transcripteurs juridiques font essentiellement la même chose que les sténographes judiciaires mais pas à un niveau officiel, car ils n’ont pas besoin des qualifications requises pour ces derniers.
Pourquoi investir dans la transcription juridique ?
La transcription juridique gagne en popularité en raison des avantages qu’elle présente pour les juristes et les cabinets d’avocats. Non seulement elle leur permet de gagner du temps car ils n’ont plus besoin de parcourir des fichiers audio pour trouver une information, mais la tenue des dossiers est également simplifiée car ils reçoivent des documents.
Comme vos secrétaires et vos assistants juridiques ne se chargent pas de la transcription, ils peuvent se concentrer sur d’autres tâches. En bref, la transcription juridique réduit votre charge de travail et améliore votre productivité.
Vous pouvez également gagner du temps et de l’argent en investissant dans la transcription juridique car le coût horaire moyen d’un transcripteur juridique est inférieur au tarif moyen d’un assistant juridique. Bien entendu, les assistants juridiques travaillent plus que les transcripteurs juridiques et il est donc normal qu’ils gagnent plus que ces derniers. Mais vous pouvez améliorer leur productivité en les faisant travailler sur des tâches que vous ne pouvez externaliser.
Comme les cabinets d’avocats sont toujours occupés, vous ne devriez pas avoir trop de mal à leur trouver quelque chose à faire qui pourrait contribuer à alléger votre charge de travail.
Tarifs de transcription juridique
Les tarifs de transcription juridique peuvent différer selon l’agence qui propose le service. Chez Philips SpeechLive, la transcription coûte 3,09 € par minute d’enregistrement audio. Les tarifs d’urgence sont plus élevés et vous pouvez avoir votre transcription dans un délai de 5 heures ouvrées.
Les prix peuvent également différer en fonction de la difficulté de l’enregistrement audio. Pour les entretiens à deux locuteurs, le tarif est de 4,47 € la minute. Pour trois locuteurs, 5,30 € la minute. Pour quatre et cinq locuteurs 6,12 € la minute et pour six et plus, 6,81 € la minute.
Ces tarifs ne s’appliquent qu’aux fichiers audio en français. Ils différencient selon la langue et sont moins élevés pour l’anglais et l’allemand. Le délai de livraison est de 8 heures pour une livraison rapide.
Avec d’autres agences, vous devrez peut-être également payer davantage si vous fournissez un fichier audio dans un format spécifique tel que MP3 ou AAC. Ces tarifs peuvent être déterminés par l’agence avec laquelle vous travaillez, en fonction de la complexité des fichiers transcrits.
Il est important de savoir ce que vous allez obtenir en termes de qualité avant de songer à investir dans la transcription juridique.
Travailler avec une agence de transcription juridique ou avec votre propre transcripteur ?
Vous avez deux choix si vous souhaitez invertir dans la transcription juridique pour votre cabinet d’avocats. Vous pouvez travailler avec une agence ou disposer de votre propre transcripteur en appuyant simplement sur un bouton.
Avec une agence
Que vous cherchiez une agence de transcription pour vous-même ou pour votre cabinet d’avocats, vous devez principalement trouver une agence spécialisée dans la transcription juridique plutôt qu’une agence généraliste (c’est-à-dire qui propose tous les types de transcription).
Une personne spécialisée connaîtra mieux votre profession ou votre secteur et vous aurez donc plus de chance d’avoir un document transcrit sans trop d’erreurs. Elle connaît le jargon propre à votre profession et les formats requis des documents. Elle sait comment citer les cas et peut le faire très rapidement.
Si vous cherchez une agence pour transcrire vos fichiers audio et vidéo, vous devez prendre plusieurs éléments en compte :
L’expérience
En matière de transcription, mieux vaut que l’agence avec laquelle vous souhaitez travailler soit en activité depuis longtemps et qu’elle travaille avec des clients de votre profession. Si elle exerce depuis de nombreuses années, vous avez une garantie que son travail soit de qualité.
Une agence expérimentée aura le bon transcripteur pour transcrire votre document rapidement et correctement.
La sécurité
Pour pouvoir confier vos documents à quelqu’un en toute sécurité, mieux vaut qu’un système de sécurité soit mis en place. Cela permet de s’assurer que personne ne puisse accéder à vos fichiers sans votre autorisation.
Vous avez également besoin d’une agence ayant instauré des protocoles de sécurité et des procédures de sauvegarde adaptées en cas de plantage du système informatique. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des fichiers importants en cas de souci technique.
La qualité
La qualité de la transcription doit aussi être un facteur essentiel à prendre en compte lors du choix d’un partenaire de travail. Vous cherchez une agence avec des transcripteurs correctement formés et entraînés qui savent bien faire leur travail.
Mieux vaut demander des exemples avant de choisir la société.
L’efficacité
Cela va de pair avec l’expérience. Si une société est en activité depuis longtemps, on peut penser qu’elle maîtrise efficacement son temps et ses ressources. Elle peut transcrire vos documents très rapidement pour que vous les ayez à disposition en quelques jours plutôt qu’en quelques semaines ou mois.
Les tarifs
C’est un autre élément à prendre en compte en matière d’efficacité. Mieux vaut opter pour une agence qui facture à l’heure ou au dossier plutôt qu’à un tarif forfaitaire. Vous ne voulez pas dépenser des sommes astronomiques dans la transcription juridique et vous vous rendriez service en travaillant avec une agence capable de vous proposer des tarifs plus bas pour une meilleure qualité.
L’assistance
C’est très important quand vous travaillez avec une agence car elle peut vous aider avec tous les autres éléments pour lesquels vous avez besoin d’aide. Elle pourra répondre à l’ensemble des questions ou soucis que vous pourriez avoir au sujet de la transcription juridique et votre document une fois transcrit.
Avec votre propre transcripteur
C’est la meilleure option si vous souhaitez invertir dans la transcription juridique pour votre cabinet d’avocats. C’est bien moins cher qu’une agence, pour la même finalité. Avec une offre personnalisée de votre propre transcripteur, vous n’avez aucun frais ni aucune dépense cachée.
Chez Philips SpeechLive, nous utilisons un logiciel de flux de dictée qui vous connecte à un transcripteur d’un simple clic. Il vous suffit de commencer à dicter et votre transcripteur attitré s’assurera que vous obteniez le résultat en quelques heures ou jours, selon la complexité du fichier audio.
Le principal avantage d’une offre de transcription personnalisée Philips SpeechLive est que vous pouvez disposer de vos fichiers sans aucun frais supplémentaire. Investir dans la transcription juridique peut être un bien meilleur investissement pour votre cabinet d’avocats qu’auparavant.
Processus de transcription juridique
Chez Philips SpeechLive, la transcription juridique se déroule en trois étapes. La première est l’enregistrement, au cours de laquelle vous utilisez l’enregistreur Web ou l’application pour enregistrer ou transférer un enregistrement existant. La seconde étape est la transcription.
La transcription est l’étape au cours de laquelle votre document passe entre les mains de notre personnel ou de nos transcripteurs hautement qualifiés. Votre transcripteur s’assure que toutes les erreurs, toutes les fautes de grammaire et tous les contre-sens potentiels ont été supprimés.
La troisième étape est la réception de vos documents transcrits. Les documents sont archivés dans SpeechLive et vous pouvez y accéder depuis le site Web ou l’application.
Combien de temps une transcription juridique prend-elle ?
Il existe deux facteurs qui détermineront le temps nécessaire à transcrire un document : la complexité du fichier audio et la somme que vous avez choisi d’y consacrer. Chez Philips, nous proposons des tarifs d’urgence et des tarifs normaux. Dans les deux cas, néanmoins, vous devriez recevoir vos documents transcrits en 24 ou 48 heures.
Qu’est-ce qui garantit que le service de transcription juridique est adapté ?
Nous avons déjà indiqué les éléments à prendre en compte lorsque vous cherchez une agence de transcription juridique pour votre cabinet d’avocats. Il en va de même si vous voulez vous assurer que le service de transcription juridique choisi est adapté. Vous devez vous assurer que la précision est élevée et que les délais de livraison seront rapides et non décalés inutilement.
Assurez-vous également que l’agence choisie se trouve dans un pays anglophone, pour les États-Unis, et européen pour l’allemand et le français. Les normes de sécurité de l’agence de transcription doivent également être suffisantes. Vos documents doivent faire l’objet d’une assurance. Même en cas de perte, vous devez pouvoir y accéder par le biais de l’agence.
Autres services de transcription juridique existants
- Audiences administratives
- Procédures d’arbitrage
- Courriers de clients
- Enregistrements de clients
- Entretiens téléphoniques
- Comptes rendus de conférence
- Comptes rendus de séminaires
- Correspondance
- Procédures judiciaires
- Enregistrements judiciaires
- Transcriptions judiciaires
- Dépositions (saisies)
- Preuves/arguments juridiques
- Examens sous serment
- Enquêtes d’agences fédérales
- Rapports d’incendie
- Correspondance générale
- Groupes de réflexion gouvernementaux
- Indexation de dossiers
- Interrogatoires
- Interviews, discours, conférences
- Jugements
- Instruction du jury
- Examens juridiques
- Plaidoiries juridiques
- Mémoires juridiques
- Recours en matière de licences
- Mémoires de médiation
- Comptes rendus de médiation
- Mémorandums
- Comptes rendus de réunion
- Auditions publiques
- Téléconférences et appels
- Conversations téléphoniques
- Écoutes téléphoniques
