Wie man effektiv diktiert
Seien Sie konkret
Wenn Sie Ihre Diktate an eine Schreibkraft weitergeben, müssen Sie davon ausgehen, dass die Person, die für Sie tippt, nicht das Wissen hat, das Sie haben. Das bedeutet, so konkret wie möglich zu sein. Sobald Fragen, Probleme oder Unsicherheiten auftreten, wird es deutlich weniger effizient und beeinträchtigt die Produktivität.
Um die Anzahl der aufkommenden Unsicherheiten zu reduzieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie beim Diktieren spezifisch in Bezug auf Stil und Formatierung sind. Es mag am Anfang lästig erscheinen und manchmal unnatürlich wirken, wenn Sie anfangen zu diktieren, jedoch werden Sie feststellen, dass diese zusätzlichen Details mit der Zeit zur Routine werden. Denken Sie daran, eine Geschichte zu erzählen. Die Wörter, die Sie verwenden, sollen veranschaulichen, wie Sie möchten, dass die Geschichte im Kopf des Zuhörers visualisiert wird. Wenn Sie Aufzählungspunkte, Überschriften, Unterüberschriften, Apostrophe wünschen - dann sollten diese Dinge Teil Ihrer Gesamtstrategie für das Diktieren sein.
Fügen Sie Satzzeichen hinzu
Viele Menschen fragen sich, ob sie Satzzeichen diktieren sollten. Satzzeichen, insbesondere Apostrophe, Kommas und andere sprachbezogene Satzzeichen, sollten diktiert werden, da sie den Ton, die Nuance und das Gefühl des Textes beeinflussen. Das Diktieren von Satzzeichen hilft dabei, Ihre Bedeutung klar auszudrücken, sicherzustellen, dass Ihr Text eine nützliche Struktur enthält und Verwirrung oder unnötige Änderungen vermeidet, nachdem das Produkt erstellt wurde. Das Diktieren von Satzzeichen hat auch den Vorteil, dass Sie bei fehlender Schreibkraft ein Diktierprogramm effizienter nutzen können.
Übung macht den Meister
Das Diktieren eines komplexeren Dokuments erfordert deutlich mehr Arbeit und Übung. Es ist wichtig, bei komplexeren Dokumenten daran zu denken, dass Ihre Diktate nicht alle Informationen in der ersten Entwurfsphase enthalten müssen. Wenn es komplizierte Abschnitte gibt, die Ihren Gedankenfluss stören oder von einem zusammenhängenden und effizienten Prozess ablenken würden, können diese vorerst beiseite gelegt werden. Diktieren Sie stattdessen einfach einen Platzhalter, und Sie können später darauf zurückkommen, wenn das Dokument näher an der Fertigstellung ist.
Wenn Sie ein längeres oder komplexeres Dokument diktieren, sollen Sie den Großteil der Arbeit in kurzer Zeit erledigen können. In komplexeren Szenarien ist ein höheres Maß an Aufmerksamkeit erforderlich, und es ist wahrscheinlich, dass Sie eine Reihe von Entwürfen haben werden, bevor das endgültige Dokument fertig ist. Das ist kein Grund, auf das Diktieren zu verzichten, sondern vielmehr ein Grund, das Diktieren so zu nutzen, dass die Effizienz und Produktivität maximiert wird.
