Planung für hybrides Arbeiten

Nach der weltweiten Pandemie, als Arbeiten von zu Hause aus für viele zur Norm wurde, haben wir das rasante Wachstum des hybriden Arbeitsmodells gesehen, bei dem Mitarbeitende die Flexibilität haben, einen Teil ihrer Woche von zu Hause aus zu arbeiten und den Rest der Zeit im Büro zu verbringen. Was sollten Organisationen also beachten, wenn sie den Weg des Hybriden einschlagen? Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die zu berücksichtigen sind.

Technologie

Technologie spielt eine entscheidende Rolle im hybriden Arbeiten. Mitarbeitende müssen nahtlos zwischen dem Arbeitsplatz und dem Zuhause arbeiten können, und es muss eine einfache Konnektivität zwischen den Personen im Büro und denen, die remote arbeiten, gewährleistet sein.

Die Notwendigkeit, die Technologieinfrastruktur richtig einzurichten, wird durch zwei Studien verstärkt, die kurz nach der Pandemie durchgeführt wurden:

• Ein Bericht von Zen Internet (The road to remote working: remember the basics) zeigte, dass 89 % der remote arbeitenden Mitarbeitenden täglich mehr als 30 Minuten aufgrund von Konnektivitätsproblemen verschwendeten.
• Eine Marktforschungsstudie von Velocity (Velocity Smart Technology Market Research Report 2021) ergab, dass 70 % der remote arbeitenden Mitarbeitenden während der Pandemie IT-Probleme hatten und 54 % bis zu drei Stunden auf die Behebung dieser Probleme warten mussten.

Bei der Überlegung zum hybriden Arbeiten ist es daher wichtig, dass die geplante IT-Infrastruktur folgende Probleme berücksichtigt:

• Hybride Mitarbeitende erwarten eine nahtlose Erfahrung zwischen dem Büro und entfernten Standorten, mit konsistentem und schnellem Zugriff auf Anwendungen, Informationen und Programme von überall aus, über PC oder entfernte Geräte, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.
• Videokonferenzen sind eine Kerntechnologie für hybride Mitarbeitende, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass ausreichend Bandbreite vorhanden ist, um Videokonferenzen jederzeit und überall zu ermöglichen.

Immer häufiger wird eine zentralisierte, cloud-basierte Lösung eingesetzt, die sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden einfachen und gleichen Zugriff auf die Tools haben, die sie benötigen, um effektiv zu kommunizieren und ihre Arbeit unabhängig vom Standort zu erledigen.

Eine weitere wichtige Technologiekomponente für hybride Mitarbeitende sind digitale Diktatlösungen. Die Möglichkeit für Remote-Mitarbeitende, Sprachaufnahmen jederzeit und an jedem Ort zu diktieren, diese zur Transkription zu senden, die entstandenen Entwurfsdokumente zu teilen und die endgültigen Versionen automatisch zu versenden und zu speichern, macht die Diktatsoftware zu einem zentralen Bestandteil der hybriden Arbeitslösungen in vielen Organisationen.

Natürlich ist es auch wichtig, eine angemessene Schulung und Unterstützung für die verschiedenen technologischen Tools bereitzustellen, die das hybride Arbeiten unterstützen und ermöglichen. Dazu gehört auch, die Art und Weise zu bewerten, wie Mitarbeitende unterstützt werden. Beispielsweise kann dies eine Erweiterung der Servicezeiten des Helpdesks über 9 Uhr morgens bis 17 Uhr abends hinaus beinhalten, um den flexibleren Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu Hause gerecht zu werden.

Herausforderungen im Management

Hybrides Arbeiten stellt neue Anforderungen an Führungskräfte, da sie sowohl remote als auch im Büro tätige Mitarbeitende gleichzeitig managen und koordinieren müssen. Zu diesen Anforderungen gehören:

Entwicklung einer hybriden Kultur: Führungskräfte müssen mögliche Risiken und Bedenken in Bezug auf eine zweigeteilte Belegschaft verstehen, die in solche im Büro und solche, die remote arbeiten, aufgeteilt ist. Wichtig ist, dass sie geschult sind, um mit Personen zu kommunizieren, die sie nicht täglich sehen, Vertrauen in ihr Team haben, um Leistungen zu erbringen, und Möglichkeiten für Zusammenarbeit schaffen und vereinbaren können.

Der Ansatz "Remote-First" kann übernommen werden, was bedeutet, dass Meetings standardmäßig online abgehalten werden sollten, wenn einige Mitarbeitende remote teilnehmen. Führungskräfte sollten mit den Fähigkeiten vertraut sein, die für die Durchführung solcher Meetings erforderlich sind, um einen gleichen Zugang zu Informationen für Mitarbeitende vor Ort und außerhalb des Büros zu ermöglichen.

Erstellung eines für das Unternehmen geeigneten hybriden Arbeitsmodells: Es gibt keine Einheitslösung dafür, wie ein hybrides Unternehmen aussehen sollte. Einige Unternehmen ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihren Zeitplan selbst zu bestimmen; andere bestehen möglicherweise darauf, dass alle Mitarbeitenden an den gleichen Tagen der Woche von zu Hause aus arbeiten. Bei einigen Unternehmen treffen Führungskräfte Entscheidungen darüber, welche Aufgaben von zu Hause aus erledigt werden können; bei anderen können die Mitarbeitenden diese Entscheidung frei treffen.

Der Schlüssel besteht darin, das für das Unternehmen am besten geeignete Modell auszuwählen und klare Richtlinien für die Mitarbeitenden festzulegen. Beispielsweise könnte festgelegt werden, ob von den Mitarbeitenden erwartet wird, an bestimmten Tagen oder für bestimmte Veranstaltungen im Büro zu sein, ob sie für Anr ufe/Videokonferenzen zu bestimmten Zeiten verfügbar sein sollten oder ob sie zu bestimmten Zeiten in bestimmte Systeme eingeloggt sein müssen.

Management der Leistung der Mitarbeitenden: Eine weitere wichtige Herausforderung des Managements besteht darin, die Leistung der Mitarbeitenden zu kontrollieren, wenn sie remote oder flexibler arbeiten. Der Schlüssel hierbei liegt darin, die Leistungsbewertung an Ergebnissen, Beitrag und Wert auszurichten, anstatt nur an der Zeit, die im Büro verbracht wird.

Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Hybrides Arbeiten kann das Wohlbefinden verbessern, indem die Pendelzeit reduziert wird und den Mitarbeitenden mehr Autonomie bei ihren Zeitplänen und zusätzliche Zeit für Gesundheits- und Wohlfühlaktivitäten geboten wird.

Es kann jedoch auch spezifische Herausforderungen im Bereich Work-Life-Balance mit sich bringen und das Management der Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause erschweren. Einige Menschen finden, dass remote und flexible Arbeit auf verschiedenen Ebenen vorteilhaft ist, während es für andere extrem schwierig sein kann.

Daher sollte sorgfältig darüber nachgedacht werden, den Mitarbeitenden Schulungen und Unterstützung anzubieten, wie sie am besten die Work-Life-Balance im hybriden oder remote Arbeiten bewältigen können.

Die Implementierung des hybriden Arbeitsplatzmodells sollte auch einen klaren Prozess zur Erfassung und Beantwortung von Mitarbeiterfeedback beinhalten. Sowohl Mitarbeitende vor Ort als auch remote sollten dazu befragt werden, welche Schwierigkeiten sie haben, wo sie Verbesserungen erreichen können und welche spezifischen täglichen Hindernisse sie haben. Und vor allem sollten die Ergebnisse zeitnah umgesetzt werden.

Die Bedeutung der richtigen Umsetzung

Von organisatorischer Sicht aus ist es entscheidend, dass die Pläne für das hybride Arbeiten gut durchdacht sind und die Mitarbeitenden die Umstellung unterstützen, um die erfolgreiche Übernahme dieses neuen Ansatzes sicherzustellen, nicht zuletzt aus der Sicht der Mitarbeitermoral, Produktivität und Kundenservice.

Es ist jedoch auch wichtig zu erkennen, dass Organisationen, die es nicht richtig machen, das Risiko eines erhöhten Mitarbeiterwechsels, einer verringerten Mitarbeiterbindung und Einschränkungen bei der Fähigkeit, in Zukunft Talente zu gewinnen, laufen, da die Mitarbeitenden eine zunehmende Erwartung haben, dass hybrides oder remote Arbeiten ein integraler Bestandteil ihrer Arbeitsweise sein wird.

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