NetDocuments Integration einrichten

NetDocuments-Integration in SpeechLive

aktivieren

  1. Erstellen Sie in NetDocuments einen neuen Benutzer mit der Administratorrolle. Dieser ist ein „Integrationsbenutzer“ und dient ausschließlich zur Aktivierung oder Reaktivierung der NetDocuments-Integration.

    [Anmerkung]Anmerkung

    • Verwenden Sie den „Integrationsbenutzer“ nur, um die NetDocuments-Integration zu aktivieren (oder erneut zu aktivieren).

    • Melden Sie sich später nicht direkt mit dem „Integrationsbenutzer“ bei NetDocuments an, dies deaktiviert die Integration.

    • Verwenden Sie keinen persönlichen NetDocuments-Administratorbenutzer, um die Integration zu aktivieren.

    • Hier finden Sie weitere Informationen zum Erstellen von Benutzern in NetDocuments.

  2. Melden Sie sich als Kontoadministrator bei SpeechLive an. Unter Benutzerrollen finden Sie dazu weitere Informationen.

  3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Verwaltung“, klicken Sie auf „Mehr…“ und wählen Sie „Integrationen“ aus.

  4. Aktivieren Sie den Schalter im NetDocuments Bereich. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie auswählen müssen, welche der 5 benutzerdefinierten Felder der Diktateigenschaften für die Matter ID in NetDocuments verwendet werden sollen. Fahren Sie fort in dem Sie auf Bei NetDocuments einloggen klicken.

  5. Ein neuer Tab wird geöffnet. Melden Sie sich mit dem "Integrationsbenutzer" an, den Sie zuvor erstellt haben, um die SpeechLive-Integration zu aktivieren und Zugriff zu gewähren.

  6. Sie kehren automatisch zu SpeechLive zurück, wo Sie den NetDocuments-Setup-Bildschirm sehen, den Sie nun schließen können. Siehe NetDocuments - Einstellungen ändern wenn Sie später auf diesem Bildschirm Änderungen vornehmen müssen.

  7. Der Actionstep-Administrator muss noch die SpeechLive-Buttons für andere Benutzerrollen in Actionstep hinzufügen, siehe SpeechLive-Buttons für andere NetDocuments-Benutzerrollen hinzufügen

SpeechLive-Buttons für andere NetDocuments-Benutzerrollen hinzufügen

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto bei NetDocuments an.

    [Anmerkung]Anmerkung

    Verwenden Sie nicht den von Ihnen angelegten "Integrationsbenutzer", den Sie verwendet haben um die Integration zu aktivieren NetDocuments-Integration in SpeechLive aktivieren.

  2. Klicken Sie auf Admin oben rechts.

  3. Klicken Sie im Admin-Bereich auf Matter types.

  4. Sie sehen eine Liste aller Matter-Typen. Führen Sie die folgenden Schritte für jeden Matter-Typ aus, um den SpeechLive-Button für alle Ihre NetDocuments-Benutzer zu aktivieren.

  5. Klicken Sie auf Settings neben dem Matter-Typ.

  6. Im Matter data Abschnitt, klicken Sie auf Manage.

  7. Im Matter data Bildschirm gibt es einen SpeechLive Eintrag, diese wurde automatisch erstellt, als Sie die Integration aktiviert haben. Klicken Sie auf den Edit Button neben SpeechLive.

  8. Scrollen Sie nach unten zum System role permission Bereich und deaktivieren Sie den Button neben Custom permission, sodass diese Option deaktiviert ist. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Save ganz unten.

    [Anmerkung]Anmerkung

    Sie müssen diese Schritte für alle verschiedenen Matter-Typen wiederholen.

Ändern Sie die Benennung des benutzerdefinierten Felds zu Matter ID

Nach der Aktivierung der NetDocuments-Integration sollten Sie auch den Namen des benutzerdefinierten Felds ändern, das für die Matter ID in SpeechLive verwendet wird. So können Benutzer schnell erkennen, welches der benutzerdefinierten Felder als Matter ID verwendet wird, beispielsweise wenn sie diese manuell eingeben müssen.

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Verwaltung“, klicken Sie auf „Mehr…“ und wählen Sie „Allgemein“.

  2. Scrollen Sie zum Benutzerdefiniert-Spalten umbenennen Abschnitt. Geben Sie „Matter ID“ in das benutzerdefinierte Feld ein, das Sie bei der Aktivierung der Integration als Matter ID ausgewählt haben. Wenn Sie beispielsweise „Benutzerdefiniert 1“ ausgewählt haben, benennen Sie dieses Feld in „Matter ID“ um.

    Sie können einfach den Namen eingeben und außerhalb des Feldes klicken, um Ihre Änderungen zu speichern. Dasselbe gilt, wenn Sie den Namen später ändern. Löschen Sie in diesem Fall einfach den Inhalt des Feldes und klicken Sie außerhalb des Feldes, um es wieder leer zu lassen.

NetDocuments - Einstellungen ändern

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Verwaltung“, klicken Sie auf „Mehr…“ und wählen Sie „Integrationen“ aus.

  2. Klicken Sie im Bereich „NetDocuments“ auf das Einstellungssymbol.

  3. Der Einstellungsbildschirm ist in verschiedene Tabs aufgeteilt:

    • Synchronisierungen

      Hier können Sie fehlgeschlagene Synchronisierungen erneut versuchen.

    • Logs

      Sie können die Logs hier herunterladen und überprüfen, um detaillierte Einblicke zu erhalten. Wenn Sie die Logs überprüfen, können Sie Fehler oder Probleme noch besser identifizieren.

    • API-Token

      Auf diesem Bildschirm erfahren Sie den aktuellen Status der Integration. Solange sie aktiviert ist, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

    • Matter ID

      Hier können Sie ändern, welche der 5 benutzerdefinierten Diktateigenschaften Felder für die Matter ID von Actionstep verwendet werden.

Das Matter ID Feld ändern

Jedes Diktat in SpeechLive hat verschiedene Diktateigenschaften, die vom Benutzer ausgefüllt werden können (siehe Diktateigenschaften bearbeiten). Um SpeechLive mit NetDocuments zu verbinden, müssen Sie während des Integrations-Setups eines der 5 benutzerdefinierten Felder der Diktateigenschaften definieren, das für die Matter ID verwendet wird.

Wenn Benutzer über Actionstep ein neues Diktat erstellen, wird eines der benutzerdefinierten Felder vorab mit der richtigen Matter ID ausgefüllt, um sicherzustellen, dass das erstellte Diktat der richtigen Matter in NetDocuments zugeordnet ist.

So ändern Sie das Matter ID Feld:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Verwaltung“, klicken Sie auf „Mehr…“ und wählen Sie „Integrationen“ aus.

  2. Klicken Sie im Bereich „NetDocuments“ auf das Einstellungssymbol.

  3. Öffnen Sie den Matter-ID Tab und klicken Sie auf das edit_icon.svg Symbol in der Ecke. Sie können jetzt ein anderes benutzerdefiniertes Feld für die Matter ID auswählen.

  4. Sie müssen auch die Benennung des benutzerdefinierten Felds in SpeechLive entsprechend den Änderungen anpassen. Siehe Ändern Sie die Benennung des benutzerdefinierten Felds zu Matter ID.

[Anmerkung]Anmerkung

Verwenden Sie bei der NetDocuments-Integration nicht die Funktion „Voreingestellte Diktateigenschaften“ für benutzerdefinierte Felder. Wenn Sie beispielsweise für ein benutzerdefiniertes Feld eine Voreinstellung definieren, die Sie auch für die Mandats-ID verwenden, kann NetDocuments dieses benutzerdefinierte Feld nicht automatisch mit der Mandats-ID vorbelegen.

Standardmäßig sind benutzerdefinierte Felder nicht voreingestellt, unter Diktateigenschaften voreinstellen finden Sie dazu weitere Informationen.

[Tipp]Tipp

[en] Here you will find short instructions describing the specific configuration for NetDocuments: NetDocuments Integration einrichten