Digitale Diktierlösung - die wichtigsten Funktionen, die Sie beachten sollten
Cloud oder On-Premise?
Die erste - und wahrscheinlich wichtigste - Entscheidung, die dabei getroffen werden muss, ist die allgemeine Vorgehensweise, die Sie für die Bereitstellung der digitalen Diktierlösung wählen - ob sie Cloud-basiert oder lokal (auf einem Server in Ihrem Unternehmen) eingesetzt werden soll. Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Aufgrund der Kosten- und Wartungsvorteile und der besseren Unterstützung von Remote- und virtuellen Arbeitsplätzen, wird der cloudbasierte Ansatz immer häufiger gewählt.
Mobile Apps
Ein weiterer Vorteil für mobile Mitarbeiter ist die Möglichkeit, von unterwegs über eine mobile App auf die Diktiersoftware zuzugreifen, um Dokumente sicher diktieren, bearbeiten und genehmigen zu können. Wenn diese Funktion von Bedeutung ist, sollten Sie sicherstellen, dass die zukünftige Diktierlösung über eine mobile App verfügt, die idealerweise sowohl für Apple als auch für Android Nutzer geeignet ist.
Aufnahmegerät/Mikrofon
Die Sprachaufnahme ist natürlich ein Schlüsselelement des digitalen Diktierens. Die Lösung kann durchaus Alternativen für besondere Anforderungen bieten, z. B. eine Mikrofonoption für direkte Aufnahmen, eine Smartphone-Option für Aufnahmen von unterwegs oder die Möglichkeit, Aufnahmen von einem tragbaren Recorder oder Mobiltelefon hochzuladen. Die benötigte Tonqualität hängt von Ihren Anforderungen ab. Sollten die Autoren das System z.B. in einer lauten Umgebung verwenden, kann ein hochwertiges Mikrofon erforderlich sein.
Automatische Nachverfolgung/Routing
Die Lösung sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung selbst zu steuern. Dies könnte bedeuten, dass Sie einen klaren digitalen Prüfpfad zu allen Diktaten und Transkriptionen sehen können und dass Ihre Diktate automatisch an eine bestimmte Schreibkraft weitergeleitet werden können, wenn dies Ihre übliche Arbeitsweise ist
Prioritäten zuweisen
Manche Diktate sind kritischer als andere. Daher kann es hilfreich (oder sogar notwendig) sein, eine Prioritätseinstellung zu verwenden, die dringende Aufnahmen kennzeichnet und sie in der Transkriptionswarteschlange nach oben schiebt, und ein Datum festzulegen, an dem ein bestimmtes Arbeitspaket abgeschlossen sein muss.
Diktate organisieren und indexieren
Digitale Diktiersysteme enthalten eine Vielzahl von Informationen, die als digitale Dateien gespeichert werden. Denken Sie darüber nach, ob es für Ihr Unternehmen wichtig sein könnte, diese Diktate nicht nur zu organisieren und zu speichern, sondern auch die Möglichkeit zu haben, sie in irgendeiner Form zu indexieren, so dass Sie bei Bedarf schnell und einfach auf sie zugreifen können.
Spracherkennungsfunktionen
Die Spracherkennung wird zu Transkriptionszwecken immer beliebter. Daher sollten Sie überlegen, welche Rolle diese Funktion in Ihrem Unternehmen spielen könnte. Bei Bedarf sollten Sie prüfen, ob die Spracherkennung Teil des Gesamtangebots der Lösung ist oder ob sie als Zusatzapplikation verfügbar ist. Außerdem sollten Sie herausfinden, wie genau die Software ist (manche erreichen inzwischen bis zu 95 %) und ob sie maßgeschneiderte Lösungen für bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Rechtsanwälte, Buchhalter und Ingenieure bieten kann, die häufig Fachterminologie verwenden.
Integration
Integration ist ein weiterer wichtiger Aspekt, da eine digitale Diktierlösung oft nicht alle Vorteile bietet, wenn sie isoliert eingesetzt wird. Beispielsweise könnte eine Verknüpfung mit einer Workflow-Lösung erforderlich sein, um den Gesamtprozess der Dokumentenerstellung zu optimieren. Zudem gibt es häufig branchenspezifische Anwendungen, wie z. B. die Integration von Diktiergeräten in Krankenhausinformationssystem (KIS) im medizinischen Bereich. Es kann sinnvoll sein, sich darüber zu informieren, welche Integrationen für andere Softwareanwendungen, die für Sie relevant sind, bereits vorhanden sind.
Sicherheit/Verschlüsselung
In der heutigen Geschäftswelt gibt es immer mehr Cyberattacken und Hackerangriffe. Daher ist es notwendig, dass eine digitale Diktierlösung die Sicherheit Ihrer Dateien gewährleisten kann. Sie sollten prüfen, ob die Lösung für den Schutz der Dateien bei der Speicherung oder Übertragung standardmäßige Verschlüsselungstechnologien verwendet. Eine Multifaktor-Authentifizierung kann ebenfalls eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellen.
Datensicherung/Datenwiederherstellung
Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre wichtigen Sprachdateien bei einem Systemausfall oder einem Angriff nicht verloren gehen. Die Lösung sollte Ihnen also die Möglichkeit bieten, von sämtlichen Diktaten Backups zu erstellen, damit sie bei Störungen wiederhergestellt werden können. Die Tatsache, dass die meisten Cloud-Lösungen automatische Backups erstellen, ist ein besonderer Vorteil dieses Ansatzes.
