Digitale Diktiersysteme - die Vorteile
Beim digitalen Diktieren handelt es sich um eine Methode zur digitalen Aufnahme und Bearbeitung von Sprache. Dies kann über eine Vielzahl von Geräten erfolgen, von mobilen Geräten, die außerhalb des Büros beim Diktieren verwendet werden, bis hin zu fest installierten Mikrofonen für den Einsatz im Büro und sogar Smartphones.
Die Aufnahmen können in Echtzeit verschlüsselt und dann auf eine Cloud-basierte Plattform hochgeladen oder über ein lokales Netzwerk, einen FTP-Server oder per E-Mail zur Transkription weitergeleitet werden.
Bei der Übermittlung der digitalen Dateien zur Transkription können die Autoren in der Regel angeben, bis wann die Arbeit abgeschlossen werden soll, wobei auch Prioritäten festgelegt werden können. Außerdem können sie einen klaren digitalen Prüfpfad aller Diktate und Transkriptionen sowie den aktuellen Status einsehen.
Zunehmend werden digitale Diktierlösungen auch in Workflow-Software integriert, um den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung, -genehmigung und -ablage effizienter zu gestalten.
Die Vorteile
Digitale Diktiersysteme basieren auf einer bewährten Technologie, die den Benutzern zahlreiche Vorteile bieten kann. Hierzu gehören:
- Mehr Effizienz: Grundsätzlich können die meisten Sprecher einen Text drei Mal schneller diktieren als tippen, was eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung eines Entwurfes bedeutet. Eine weitere Zeitersparnis ergibt sich aus der Möglichkeit, die Datei direkt an die Schreibkraft zu übermitteln oder hochzuladen.
- Hohe Tonqualität: Moderne digitale Diktiergeräte sind mit Mikrofonen in Studioqualität ausgestattet, die eine hohe Aufnahmequalität bieten, insbesondere im Vergleich zur Aufnahme auf Band. Darüber hinaus können diese Geräte Stimmen deutlich aufzeichnen, auch wenn die Umgebung zu laut ist. Die Benutzer haben auch die Möglichkeit, den Ton bei der Aufnahme zu beschleunigen oder zu verlangsamen, so dass die aufgenommene Stimme leichter zu hören und zu verstehen ist.
- Höhere Genauigkeit: Die oben erwähnte Tonqualität kann auch die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Transkription verbessern. Dies kann vor allem in Bereichen wie dem Rechtswesen oder dem Gesundheitswesen von großer Bedeutung sein, wo genaue Transkriptionen besonders wichtig sind. Probleme bei der Erkennungsgenauigkeit werden häufig mit Sprache-zu-Text-Systemen assoziiert
- Mehr Sicherheit: In einigen Branchen kann es wichtig sein, Aufzeichnungen zu schützen, da sie persönliche Daten oder andere sensible Informationen enthalten können. Durch die Verschlüsselung digitaler Aufzeichnungen bereits bei der Aufnahme wird dieses Problem gelöst und ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet. Darüber hinaus bieten cloudbasierte digitale Diktiersysteme durch den Einsatz von Firewalls, Verschlüsselungs- und Zugangskontrolllösungen ein hohes Maß an Sicherheit.
- Arbeitslast verwalten: Mit digitalen Dateien wird die Übertragung und Priorisierung viel einfacher, vor allem, wenn eine zentrale Konfiguration eine abteilungsübergreifende Arbeitsteilung und Umverteilung der Arbeitslast in Stoßzeiten ermöglicht. So kann die Arbeit gleichmäßig zwischen den Schreibkräften aufgeteilt werden, und wenn ein Mitarbeiter besonders ausgelastet ist oder sich im Urlaub oder im Krankenstand befindet, kann die Arbeit problemlos jemand anderem zugeteilt werden.
- Unterstützung für Remote- und Hybridarbeit: Digitale Diktierlösungen, insbesondere wenn sie cloudbasiert sind, sind sehr flexibel und ermöglichen es allen Beteiligten, von zu Hause oder wo auch immer sie sich befinden, zu arbeiten. So können mehrere Teams und Einzelpersonen auf dieselben Dokumente und Dateien zugreifen, während sie die verschiedenen Phasen der Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Speicherung durchlaufen, unabhängig vom Standort.
Der Weg nach vorn
Ein Blick auf die oben genannten Vorteile macht deutlich, warum sich digitale Diktiersysteme etabliert haben und Millionen von Nutzern auf der ganzen Welt davon schon profitieren. Viele Unternehmen nutzen digitale Diktierlösungen zur Erstellung von Dokumenten und erzielen damit erhebliche Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen. Außerdem werden cloudbasierte Lösungen immer häufiger eingesetzt, wodurch auch die Anforderungen von Mitarbeitern mit hybriden Arbeitsplätzen erfüllt werden.
