Speech to text und die hybriden juristischen Arbeitskräfte
Am Anfang der globalen Pandemie im Jahr 2020 mussten Anwaltskanzleien sich schnell anpassen, um ihre Geschäfte remote zu führen und ihren Mitarbeitenden das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen. Jetzt sehen wir eine natürliche Erweiterung davon, indem viele Kanzleien einen hybriden Arbeitsstil einführen, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, einen Teil der Woche weiterhin remote zu arbeiten und gleichzeitig eine bestimmte Zeit im Büro zu verbringen.
Aktuelle Forschungsergebnisse von Thomson Reuters (engl.) bestätigen, dass das Interesse an flexibler und hybrider Arbeit in der Rechtsbranche stark zugenommen hat. 63 % möchten jetzt flexibel arbeiten, verglichen mit nur 22 % vor der Pandemie. Und im Durchschnitt möchten sie auf hybride Weise arbeiten, mit 2,1 Tagen im Homeoffice - im Vergleich zu früheren 0,6 Tagen.
Technologie spielt offensichtlich eine Schlüsselrolle in dieser jüngsten Umstellung auf hybrides Arbeiten für viele Anwaltskanzleien. Die Lösungen reichen von E-Signaturen und Dokumenten- und Vertrags-Workflow-Management bis hin zu Videokonferenzen und anderen Arten von Kollaborationssoftware.
Aufgrund der erheblichen Mengen an Dokumentationen, die Anwaltskanzleien tagtäglich produzieren, ist es keine Überraschung, dass cloudbasierte Spracherkennungssoftware auch eine wichtige Rolle bei der Unterstützung des neuen hybriden Ansatzes spielt.
Werfen wir also einen kurzen Blick auf einige der Hauptvorteile, die Spracherkennungssysteme dem Rechtssektor bringen können.
Schnellere Dokumentenerstellung
Wie oben erwähnt, ist die Dokumentenerstellung für das effektive Arbeiten einer Anwaltskanzlei von entscheidender Bedeutung. Ob es sich um Mandantenmemos, juristische Kurzbriefe, Verträge oder Absichtserklärungen handelt, der Fokus liegt zunehmend auf Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit.
Wenn man bedenkt, dass wir ungefähr drei Mal schneller sprechen als tippen, ist es leicht zu erkennen, warum die Verwendung von Spracherkennungssoftware attraktiv ist. Diese Art der Technologie ermöglicht es Rechtsfachleuten, ihre Notizen und Kommentare viel schneller in Dokumente umzuwandeln, als wenn sie einen manuellen Transkriptionsansatz mit dem traditionellen Diktieren - Transkribieren - Überprüfen - Bearbeiten-Zyklus verwenden würden, wodurch die Erstellungszeiten von Dokumenten erheblich verkürzt werden.
Und die Genauigkeit wird durch die Verfügbarkeit von für den Rechtssektor spezifischen Vokabularen in Spracherkennungssystemen verbessert, was die Verwendung komplexer Begriffe erleichtert und sicherstellt, dass sie jedes Mal korrekt geschrieben werden.
Optimierte Prozesse
Die Integration von Spracherkennungssoftware mit Workflow- und Dokumentenmanagementsoftware ermöglicht die Optimierung des gesamten Dokumentenerstellungs- und Verwaltungsprozesses. Zum Beispiel können Workflow-Funktionen dabei helfen, Engpässe im Dokumentenerstellungsprozess zu identifizieren und zu beheben oder Arbeiten von Schreibkräften, die mit bestimmten Projekten beschäftigt sind, auf andere umzuleiten, die mehr Kapazität haben.
Verbesserte Zusammenarbeit
Cloudbasierte Spracherkennung bietet eine Reihe von signifikanten Vorteilen für Rechtsfachleute, die remote arbeiten, insbesondere wenn es um Zusammenarbeit geht. Insbesondere ermöglicht es die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Personen zur Zusammenarbeit, Aktualisierung oder Bearbeitung. Zum Beispiel könnte ein Rechtsfachmann verschiedene Dokumente diktieren und die resultierenden digitalen Aufnahmen zur Nachbearbeitung an Support-Mitarbeiter senden, unabhängig von ihrem Standort. Und die Arbeitsversionen der Dokumente können vom ursprünglichen Autor und anderen Personen auch unterwegs abgerufen werden, um eine sofortige Aktualisierung und Bearbeitung zu ermöglichen.
Verwenden Sie jedes Gerät, von überall aus...
Ein weiterer wesentlicher Vorteil des cloudbasierten Ansatzes besteht darin, dass Benutzer auf die Spracherkennungssoftware zugreifen und den Dokumentenerstellungsprozess auf einer Vielzahl von Geräten unabhängig von ihrem Standort verfolgen können. So könnte zum Beispiel ein Anwalt einen Brief auf seinem Mobiltelefon entwerfen, während er sich bei einem Kunden befindet, den ersten Entwurf später an seinem Desktop-Computer überprüfen und entsprechende Änderungen vornehmen und schließlich die endgültige Version abends auf seinem Laptop zu Hause anzeigen und freigeben.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
In der Geschäftswelt wächst die Erwartung, dass durch den effektiven Einsatz von Technologie der Service verbessert wird, und die Rechtsbranche ist da keine Ausnahme. Eine reaktionsschnellere Serviceleistung mit schnellerer Dokumentenabwicklung, hochwertigen Dokumenten mit weniger Fehlern wird zum Geschäftsunterscheidungsmerkmal. Und natürlich führt ein besserer Service zu einer Verbesserung des Rufs der Kanzlei.
Bessere Nutzung der Mitarbeiterzeit
Spracherkennungssoftware kann Rechtsfachleuten dabei helfen, weniger Zeit für unterstützende Tätigkeiten wie die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten aufzuwenden, was sie wiederum davon entlastet, mehr Zeit mit Klienten zu verbr ingen und sich stärker auf abrechenbare Arbeit zu konzentrieren. Und es gibt auch Vorteile, indem man Zeit für Rechtssekretärinnen und Support-Mitarbeiter freisetzt, die ihnen ermöglichen, mehr Zeit für kundenorientierte oder kundensupportorientierte Tätigkeiten aufzuwenden, was sich positiv auf den Kundenservice auswirken kann.
Zusammenfassung
Hybrides Arbeiten scheint für viele Anwaltskanzleien der Weg in die Zukunft zu sein. Tatsächlich zeigen Zahlen, dass Anwälte in großen Kanzleien sich dazu verpflichtet fühlen, auch nach der Pandemie weiterhin von zu Hause aus remote zu arbeiten, wobei fast die Hälfte bereit ist, wegzugehen, wenn ihnen gesagt wird, dass sie Vollzeit im Büro sein müssen. Daher war die Notwendigkeit, unterstützende Technologie bereitzustellen, um sicherzustellen, dass dieser neue Ansatz erfolgreich funktioniert, noch nie so wichtig, und cloudbasierte Spracherkennungslösungen können dabei eine entscheidende Rolle spielen.
