Spraakherkenning + workflow = meer flexibiliteit en efficiëntie

Autonome spraakherkenning

Spraakherkenning als stand-alone oplossing biedt een aantal belangrijke voordelen. Niet in de laatste plaats kan het de tijd die professionele medewerkers nodig hebben om tekst in te voeren aanzienlijk verkorten. Het is algemeen bekend dat we gemiddeld tot zeven keer sneller spreken dan typen, dus de productie van een breed scala aan documenten, van rapporten en contracten tot eenvoudige brieven, gaat aanzienlijk sneller met behulp van spraak in plaats van het toetsenbord.

Stand-alone systemen maken gebruik van front-end spraakherkenning om het gesproken woord om te zetten in tekst. Dit staat ook bekend als interactieve spraakherkenning en is het proces van het creëren van documenten die in real-time op het scherm aan de gebruiker worden gepresenteerd.

Er zijn twee mogelijke manieren om documenten te produceren:

• De auteur gebruikt een microfoon en een browsergebaseerde spraakherkenningsoplossing om automatisch het eerste ontwerp van het document te maken, dat vervolgens wordt doorgestuurd naar een assistent voor proeflezen en eventuele verdere verwerking.
• De auteur dicteert eerst een audiobestand dat vervolgens wordt doorgestuurd naar een assistent die het met behulp van spraakherkenning uitschrijft en vervolgens proefleest. Daarna wordt het doorgestuurd voor verdere verwerking, indien nodig.

In beide benaderingen kunnen spraakopdrachten worden gebruikt om alinea's, leestekens en speciale tekens in te voegen, wat bijdraagt aan een snelle en effectieve spraak-naar-tekst conversie.

Sommige, maar niet alle systemen ondersteunen front-end spraakherkenning, die ook gebruikt kan worden om direct tekst in te voegen in bestaande softwaretoepassingen, zoals Microsoft Word, Outlook of case management systemen.

Tot zover alles goed. Maar hier komen enkele beperkingen van de stand-alone aanpak naar voren. Het is vooral niet zo geschikt voor de groeiende behoefte om op afstand of onderweg te werken, omdat er meestal geen mobiele app-functie wordt meegeleverd als onderdeel van de oplossing.

Bepaalde stappen in het totale documentcreatieproces kunnen ook problematisch zijn. In de meeste systemen wordt de stemopname bijvoorbeeld niet opgeslagen zodra de tekst is uitgeschreven, dus als de assistent later tijdens het proeflezen van het document een vraag heeft, kan hij of zij niet teruggaan naar de oorspronkelijke opname om te controleren wat er daadwerkelijk is gezegd.

Bovendien doorloopt een document vaak een aantal stadia, bijv. eerste ontwerp, redigeren, commentaar, herziene ontwerpen, definitieve versie en goedkeuring (mogelijk door een aantal mensen), zodat het monitoren van de algehele voortgang een uitdaging kan zijn.

De integratie van spraakherkenning met workflow kan veel doen om deze problemen aan te pakken en tegelijkertijd voortbouwen op de zeer belangrijke voordelen die de stand-alone oplossing kan leveren, zoals we hieronder zullen zien.

Spraakherkenning plus workflow

Eerst en vooral is het belangrijk om te begrijpen wat we bedoelen met workflow. In wezen is een workflow een reeks taken die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd door verschillende medewerkers om een specifiek bedrijfsproces te voltooien. Workflowsoftware is een tool die de volgorde van deze stappen automatiseert.

Spraakherkenning integreren met workflow doet dus alles wat een stand-alone systeem kan en nog veel meer!

Het is belangrijk dat het voldoet aan de groeiende eisen van hybride en extern werken en de mogelijkheid biedt om documenten onderweg te maken, bewerken en beoordelen.

Dit wordt gedaan door een mobiele app te integreren die meestal zowel Android- als iOS-apparaten ondersteunt. Hierdoor kan de auteur zijn mobiele apparaat (of een draagbare voicerecorder) gebruiken om audiobestanden op te nemen en deze later te uploaden voor automatische transcriptie, ook wel bekend als back-end spraakherkenning. Mobiele apparaten kunnen ook worden gebruikt om automatisch documenten te maken met behulp van spraak-naar-tekstsoftware.

In dit stadium komt het workflowelement pas echt tot zijn recht. De workflowsoftware kan bijvoorbeeld worden gebruikt om:

• Workflows met één of meerdere stappen in te stellen om taken automatisch door te sturen naar de meest geschikte medewerker(s) in het team.
• Prioriteiten toe te kennen die urgente opnames markeren en ze hoger plaatsen in de transcriptiewachtrij.
• De datum op te geven waarop een bepaald werkpakket moet zijn voltooid.
• Een functie te integreren waarmee documenten op afstand kunnen worden goedgekeurd, zodat ze automatisch doorgaan naar de volgende stap in de workflow, ongeacht de locatie van de auteur..
• Een duidelijk versiebeheer en controlespoor te bieden - dit betekent dat het mogelijk is om de versiegeschiedenis bij te houden telkens wanneer een document wordt gewijzigd en om elke versie bij te houden met een controleerbaar spoor van wijzigingen vanaf het moment dat een document wordt gemaakt tot de uiteindelijk vrijgegeven versie.
• Outputrapporten te leveren die het management een overzicht geven van belangrijke meetgegevens over systeemgebruik, zoals volume, capaciteit en gebruik.

De toevoeging van de workflowfunctie biedt daarom een veel beter overzicht van de status van een document gedurende de productiecyclus en kan specifieke problemen of vertragingen aan het licht brengen die mogelijk moeten worden aangepakt, vooral als het document is geclassificeerd als 'urgent'.

Door spraakherkenning te integreren met workflowsoftware kan een organisatie bovendien het hele proces van documentcreatie automatiseren, van de eerste stemopname tot en met de uiteindelijke ondertekening van het document.

Het resultaat kan een aanzienlijk kortere doorlooptijd van documenten zijn, vooral voor auteurs die veel onderweg zijn. Ze besparen niet alleen tijd bij het samenstellen van het originele ontwerpdocument, maar kunnen ook de volledige documentworkflow op afstand beheren vanaf een mobiel apparaat.

Dit kan allemaal helpen om klanten sneller van dienst te zijn of om tijd vrij te maken voor andere klantgerichte activiteiten of nieuwe kansen.