Die zehn besten Tipps zur Sicherung Ihrer Diktiersysteme

Risiken verstehen und verwalten

Von Anfang an ist es wichtig, das Spektrum potenzieller Bedrohungen für Ihre Diktatlösungen zu verstehen. Schließlich, wenn Sie die Bedrohungen nicht verstehen, wie können Sie beginnen, sich dagegen zu verteidigen? Die Übernahme eines risikomanagementorientierten Ansatzes ermöglicht es Ihnen, die Risiken hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und der wahrscheinlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu quantifizieren. Entscheiden Sie, wie Sie am besten mit den identifizierten Bedrohungen umgehen und planen Sie, diesen auf effektivste und angemessenste Weise zu begegnen.

Installieren Sie die neuesten Software- und App-Updates

Die rechtzeitige Anwendung aller Sicherheits- und Anwendungsaktualisierungen hilft dabei, Ihre Diktatsysteme und zugehörige Software zu schützen. Updates dienen nicht nur dazu, neue Funktionen hinzuzufügen. Sie dienen auch dazu, Schwachstellen zu beheben, die Angreifer finden und nutzen könnten, um Zugriff auf Ihr System zu erhalten. Je älter ein System ist, desto mehr Zeit hatten Hacker, um nach Schwachstellen zu suchen. Durch die Aktualisierung Ihrer Systeme verhindern Sie, dass Malware oder Hacker diese Sicherheitslücken ausnutzen können.

Stellen Sie starke Passwörter sicher

Die häufigste Methode zur Benutzerauthentifizierung für alle IT-Systeme ist das Passwort, normalerweise in Kombination mit einer Benutzer-ID. Ein wesentlicher Nachteil der alleinigen Verwendung von Passwörtern besteht jedoch darin, dass sie gestohlen, erraten oder geknackt werden können. Ein Passwort-Manager kann Ihnen helfen, starke, eindeutige Passwörter für alle Ihre Konten zu verwalten. Diese Programme können starke Passwörter für Sie generieren, Ihre Anmeldedaten automatisch eingeben und Sie daran erinnern, Ihre Passwörter regelmäßig zu aktualisieren.

Integrieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Bedenken hinsichtlich der ausschließlichen Verwendung von Passwörtern haben zu einer zunehmenden Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) geführt. Dies ist eine Authentifizierungsmethode, bei der zwei oder mehr verschiedene Faktoren zur Validierung der Identität einer Benutzerin oder eines Benutzers verwendet werden, anstatt sich nur auf eine einfache Benutzer-ID und ein Passwort zu verlassen. Die zusätzlichen Faktoren könnten ein Einmalpasswort sein, das an das Mobiltelefon einer Benutzerin oder eines Benutzers gesendet wird, eine gemerkte PIN oder sogar ein Fingerabdruck oder die Verwendung von Gesichtserkennung. Ziel ist es, Ihrer Diktatsoftware eine weitere Schutzschicht hinzuzufügen. Die Vorteile der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden in unserem Blog "Was ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung und warum ist sie so wichtig?" genauer beschrieben.

Verwenden Sie Verschlüsselung

Verschlüsselung kann eine wichtige Rolle spielen, um sicherzustellen, dass Ihre Sprachverarbeitungssysteme sicher sind, sei es beim Versenden von Sprachdiktaten an Ihr Supportteam oder beim Speichern der resultierenden Dokumente sicher in der Cloud oder auf Ihren mobilen Geräten. Verschlüsselung umfasst die Umwandlung von sinnvollem Text (Klartext) in bedeutungsloses Kauderwelsch (Geheimtext) in einer Weise, die von allen, die den Verschlüsselungsschlüssel besitzen, rückgängig gemacht werden kann. Wenn alle anderen Sicherheitsmaßnahmen versagen, können Ihre Daten mit Verschlüsselung dennoch sicher aufbewahrt werden. Aus diesem Grund gilt Verschlüsselung auch als wichtiges Mittel zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften. Weitere Details zu den Vorteilen der Verschlüsselung finden Sie in unserem Blog "Die Rolle der Verschlüsselung in der Sprachtechnologie".

Installieren Sie Antivirensoftware

Viren, Spyware, Malware und Phishing-Angriffe stellen Probleme für alle IT-Systeme dar, einschließlich Sprachtechnologie-Lösungen. Eine besondere mit der Sprachtechnologie verbundene Sorge ist die Verwendung von Trojanern, um elektronische Dokumente und Dateien zu stehlen, die vertrauliche oder sensible Informationen enthalten können. Antivirensoftware kann dazu beitragen, die verschiedenen Formen von Malware zu erkennen und zu entfernen, wobei wie bei anderer Sicherheitssoftware darauf geachtet werden sollte, dass sie auf dem neuesten Stand gehalten wird, da neue Malware-Bedrohungen in rascher Folge auftauchen.

Schützen Sie Remote-Geräte

Die Verwendung von Diktaten nimmt bei Remote- und Hybridarbeitern zu, daher ist die Fähigkeit, auf sensible Daten von jedem Ort und Gerät aus zuzugreifen, von entscheidender Bedeutung. Es können einfache Maßnahmen ergriffen werden, z. B. sicherzustellen, dass solche Benutzer nur Apps aus vertrauenswürdigen Quellen installieren oder dass ihre Handheld-Geräte in der Lage sind, Sprachdateien und transkribierte Dokumente zu verschlüsseln. Weitere Sicherheit kann durch die Verwendung von Virtual Private Networks (VPNs) gewährleistet werden, insbesondere angesichts der Bedenken, wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter derzeit öffentliches WLAN nutzen, um eine Remoteverbindung zu Ihren zentralen Systemen herzustellen. Ein VPN ermöglicht es einer Benutzerin oder einem Benutzer, das Internet privat und sicher zu nutzen, indem die Verbindung über einen VPN-Server geleitet wird, der sowohl ihre Identität und ihren Standort schützt als auch die übertragenen Daten verschlüsselt.

Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig

Sie sollten die Sicherheit Ihrer Daten regelmäßig durch deren regelmäßiges Backup sicherstellen. Ein Backup ist eine Kopie Ihrer wichtigen Daten, die an einem separaten sicheren Ort gespeichert wird, normalerweise in der Cloud oder auf Wechselmedien wie einem USB-Stick oder einer externen Festplatte. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Originaldaten verlieren, können Sie eine Kopie daraus aus dem Backup wiederherstellen. Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig, angesichts der wachsenden Bedrohungen durch Ransomware, bei der der Angreifer Zugriff auf die Daten einer Benutzerorganisation erhält und sie verschlüsselt, was bedeutet, dass die Benutzerin oder der Benutzer nicht auf ihre/seine eigenen Daten zugreifen kann, bis sie/er im Austausch für das Zahlen eines Lösegeldes einen speziellen Schlüssel erhält.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Viele Hacker verlassen sich auf menschliches Versagen, was bedeutet, dass es wichtiger denn je ist, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich der Gefahren von Cyberangriffen bewusst sind und am besten wissen, wie sie diesen entgegenwirken können. Das Benutzertraining sollte daher die Arten von Cyberbedrohungen identifizieren, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist und wie sie sich auf die Gesamtleistung und/oder Profitabilität auswirken können, sowie die Bedeutung der Einhaltung vereinbarter Sicherheitsverfahren, wie das Nicht-Öffnen unbekannter E-Mail-Anhänge. Die regelmäßige Verstärkung solcher Botschaften kann viel dazu beitragen, schädliche Sicherheitsverletzungen zu vermeiden.

Bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor!

Keine Diktatlösung ist zu 100 % sicher, daher besteht immer die Möglichkeit eines erfolgreichen Angriffs. Es ist daher wichtig, einen geplanten und getesteten Reaktionsplan zu haben, damit keine bedeutenden betrieblichen und produktiven Verluste auftreten und Sie Ihren Ruf und das Vertrauen Ihrer Kundinnen und Kunden bewahren können. Dies kann durch die Erstellung eines Business Continuity-Plans erreicht werden, in dem klar festgelegt wird, wer für was verantwortlich ist. Die Sicherstellung, dass Ihre wichtigsten Unternehmensdaten gesichert sind, ist ebenfalls entscheidend, damit Sie im Falle eines Vorfalls schnell darauf zugreifen können und so schnell wie möglich zum "Normalbetrieb" zurückkehren können.

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