Was ist digitales Diktieren?

Digitales Diktieren kann mit einer Vielzahl von Geräten durchgeführt werden, darunter mobile Mikrofone für unterwegs, an den Desktop gebundene Mikrofone für das Büro und sogar Smartphones.

Die Aufnahmen können in Echtzeit verschlüsselt und dann auf eine Cloud-Plattform hochgeladen werden oder über ein lokales Netzwerk, einen FTP-Server oder per E-Mail an geeignete Ziele zur weiteren Verarbeitung durch interne oder externe Transkriptionsdienste hochgeladen werden.

Hier sind einige Hauptmerkmale einer digitalen Diktierlösung:

The main elements of a digital dictation solution include:

Hochwertige Mikrofone:Moderne digitale Diktiergeräte sind mit Mikrofonen in Studioqualität ausgestattet, die eine hochwertige Aufnahme ermöglichen. Ein gutes Beispiel dafür ist das Philips SpeechMike Premium Air Diktiermikrofon, das als kabellose Lösung Aufnahmen in Studioqualität ermöglicht. Dabei wird eine 100 % verlustfreie Sprachtechnologie verwendet, die die Audiodateien vor der Übertragung komprimiert, um eine hohe Tonqualität zu gewährleisten. Durch die Plug-and-Play-Funktion bietet es auch integrierte Unterstützung für Spracherkennung (mehr dazu später). Entscheidend für die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Transkription ist nämlich die Aufzeichnungsqualität. Dies kann vor allem in Bereichen wie dem Rechtswesen oder dem Gesundheitswesen von großer Bedeutung sein. Headset-Mikrofone liefern ebenfalls eine gute Qualität, da sie direkt vor dem Mund positioniert sind. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, greifen eher auf eine Smartphone-App zurück oder, wenn die Qualität besonders wichtig ist (z. B. bei starken Hintergrundgeräuschen), direkt auf ein tragbares Diktiergerät.

Workflow-Integration: Durch die Integration mit Workflow-Software kann der Autor festlegen, bis wann die Arbeit abgeschlossen sein muss, Prioritäten setzen und den digitalen Prüfpfad aller Diktate und Transkriptionen einsehen. So kann die Arbeit gleichmäßig unter den Schreibkräften verteilt werden, wenn einer der Beteiligten besonders viel zu tun hat oder wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt. Darüber hinaus kann der Autor zu allen Diktaten und Transkripten den jeweiligen Fertigstellungsstatus abrufen.

Mehr Sicherheit: Die Sicherheit von Sprachaufzeichnungen kann eine wichtige Rolle spielen, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten oder andere sensible Informationen enthalten. Ein hohes Maß an Sicherheit wird durch die Verschlüsselung der digitalen Aufzeichnungen an der Quelle erreicht. Hinzu kommt, dass cloudbasierte digitale Diktiersysteme, die Firewalls und Zugangskontrolllösungen einsetzen, immer ein hohes Sicherheitsniveau bieten. Einige Diktiergeräte sind für den mobilen Gebrauch bestimmt und können daher leicht verloren gehen, verlegt oder gestohlen werden. In solchen Fällen kann die Verschlüsselung einen wertvollen Beitrag zum Schutz leisten, insbesondere wenn das Gerät vertrauliche Sprachaufzeichnungen enthält.

Cloudbasierte Übertragung: Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Teams und Mitarbeitern, von jedem Ort aus zu arbeiten und auf dieselben Dokumente zuzugreifen, unabhängig von der Phase des Arbeitsprozesses, also Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Speicherung, in der sich das Dokument befindet.

Spracherkennung hinzufügen

Der Einsatz von Software zur Umwandlung von Sprache in Text (Speech-to-Text) wird immer beliebter. Ein Grund dafür ist die Möglichkeit, den Prozess der Dokumentenerstellung effizienter zu gestalten und die Kosten zu senken, die durch interne Schreibkräfte oder externe Transkriptionsdienste entstehen.

Die gute Nachricht ist, dass viele digitale Diktierlösungen ein Zusatzmodul für Spracherkennung bieten, mit dem nahtlos Sprache in Text umgewandelt werden kann.

Diese Vorteile bringt die Spracherkennungssoftware mit sich:

• Wiederkehrende Aufgaben können reduziert werden, z. B. können Formulare automatisch in einem Bruchteil der Zeit ausgefüllt werden, für die sonst eine manuelle Bearbeitung erforderlich wäre, so dass sich die Mitarbeiter auf andere Dinge wie ihre Kunden, Patienten oder andere Aspekte des Geschäfts konzentrieren können.
• Mobil arbeitende Mitarbeiter können unterwegs Informationen festhalten, eine verschlüsselte Datei zur Korrektur/Übersetzung an das Büro senden und das fertige Dokument zur Genehmigung wieder abholen.
• Dies führt zu einer drastischen Verkürzung der Bearbeitungszeit. Die elektronische Datenverarbeitung kann einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung der Zusammenarbeit leisten, insbesondere beim Austausch von Dokumenten mit Kollegen oder Geschäftspartnern zwecks Zusammenarbeit, Aktualisierung oder Bearbeitung.

Flexibilität für die Zukunft

Viele Unternehmen verlassen sich bei der Erstellung ihrer Dokumente auf digitales Diktieren und erzielen damit erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Andere beginnen mit dem Einsatz solcher Lösungen und erkennen danach die Vorteile der Spracherkennung. Umso wichtiger ist es, dass die Spracherkennung vorhanden ist und bei Bedarf unkompliziert zur ursprünglichen Diktierlösung hinzugefügt werden kann.

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