Der Geschäftsnutzen von Speech to Text Lösungen
13 April 2023
Wenn IT- und Geschäftssysteme beschafft werden, ist es üblich, dass Organisationen einen Geschäftsfall und eine erwartete Kapitalrendite (ROI) erstellen, um die geplanten Investitionsniveaus zu unterstützen.
Also, woraus sollte ein Geschäftsfall für den Erwerb von Spracherkennungssoftware für Diktate bestehen? Im Folgenden sind einige der wichtigsten Komponenten aufgeführt, zusammen mit kurzen Beispielen, wie die verschiedenen greifbaren und immateriellen Vorteile quantifiziert werden können.
Zeitersparnis
Die Erstellung von Bürodokumenten in all ihren Facetten ist in der Regel teuer und zeitaufwändig. Daher ist die erste Überlegung bei der Entwicklung eines Geschäftsfalls, darüber nachzudenken, wie Spracherkennungssysteme dazu beitragen können, die Bearbeitungszeiten von Dokumenten im Vergleich zu herkömmlichen Transkriptionsprozessen zu reduzieren.
Eines der Hauptmerkmale von Spracherkennungssoftware besteht darin, dass sie durch ihre Natur zeitsparend ist. Durch die Möglichkeit, ein Dokument zu diktieren, anstatt es zu tippen, können erhebliche Zeitersparnisse erzielt werden. Allgemeine Branchenangaben zeigen, dass die Verwendung von Spracherkennung einem Benutzer ermöglichen kann, elektronische Dokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 160 Wörtern pro Minute zu erstellen, was tatsächlich drei Mal schneller ist als ein versierter Schreibkraft erreichen kann.
Beispielsweise kann ein Angehöriger des Gesundheitswesens die Patientenbegegnung "am Ort der Versorgung" von seinem gewählten Gerät aus erfassen und erhebliche Zeit einsparen, die er früher physisch auf das Schreiben und Tippen von Informationen oder deren Übertragung an einen Sekretär verwendet hat.
Hinzu kommt, dass es auch automatische Tracking- und Routing-Funktionen gibt, die dem Autor die Möglichkeit bieten, den gesamten Dokumentenerstellungsprozess automatisch zu verfolgen und zu verwalten, während die Integration in Workflow-Software dazu beitragen kann, die verschiedenen Dokumentenerstellungs- und Genehmigungsaktivitäten zu optimieren. All dies trägt dazu bei, den gesamten Prozess noch schneller und effizienter zu gestalten.
Kosteneinsparung
Die Quantifizierung der potenziellen Zeitersparnis führt logischerweise zu Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Traditionell haben Organisationen, die bandbasierte Diktiersysteme verwendet haben, einen Dokumentationsdienst eingesetzt. Diese könnten beispielsweise ein spezialisiertes Schreibteam, spezialisierte Rechtssekretäre, die Nutzung externer Transkriptionsdienste oder eine Kombination davon umfassen.
Der Einsatz von Sprach-zu-Text-Software kann Sekretäre und andere Mitarbeiter potenziell Stunden Zeit sparen, indem sie Dokumente von Grund auf neu eingeben. Dies könnte die Möglichkeit bieten, die erforderlichen Personalstufen zu reduzieren und so direkte Kosteneinsparungen zu erzielen. Alternativ könnte dies dazu beitragen, die Abhängigkeit einer Organisation von externen Transkriptionsdiensten zu reduzieren. Und die Vorteile hier sind zweifach - sich auf die menschliche Transkription zu verlassen, ist nicht nur eine teure Lösung, sondern auch eine langsame Lösung, die einen zusätzlichen Schritt in den täglichen Ablauf bringt und die Bearbeitung dringender Dokumente und Korrespondenz für Kunden verzögert.
Die potenziellen Kosteneinsparungen und ihre Auswirkungen auf die Kapitalrendite können erheblich sein, wie die folgenden Beispiele zeigen:
- In seinem Rahmen, um eine Vielzahl von Technologielösungen zur Deckung der sich wandelnden Bedürfnisse von NHS und Wider Public Sector Organisations für digitale Diktierung, Spracherkennung und Outsourcing-Transkriptionsdienste bereitzustellen, erklärte NHS Shared Business Services, dass die erwartete Kapitalrendite bei solchen Systemen in der Regel sechs bis neun Monate beträgt.
- Eine Stud ie fand heraus, dass das Radiologieteam einer NHS Foundation Trust durch die Verwendung von medizinischer Diktiersoftware jährliche Kosteneinsparungen von £69.000 erzielte, wobei die Kapitalrendite nach fünf Monaten erreicht wurde.
Neue Möglichkeiten
Eine zentrale Frage, insbesondere für qualifizierte Fachkräfte oder Wissensarbeiter, ist, wie sie die durch die Verwendung von Spracherkennungssoftware erzielte Zeitersparnis am besten nutzen können.
Es geht darum, die Möglichkeit zu nutzen, die gesparte Zeit auf effektivere und nützlichere Weise zu nutzen. Und obwohl die Ergebnisse etwas weniger greifbar sein mögen als die oben beschriebenen, können sie einen großen Einfluss auf Service- und Finanzebenen haben.
Beispielsweise zeigen Zahlen, dass Rechtsanwälte tatsächlich bis zu drei Stunden pro Tag mit dem Tippen von Fallnotizen, Schriftsätzen, Verträgen und Korrespondenz verbringen können. Die Verwendung von Spracherkennungstechnologie hat das Potenzial, diese Zeit drastisch zu reduzieren, sodass sie mehr Zeit für die Arbeit mit Kunden haben und ihre abrechenbare Leistung steigern können.
Auch im Gesundheitswesen, wo viele Ärzte nur ein Drittel ihrer Zeit mit der Interaktion mit Patienten verbringen und der Großteil ihrer Zeit mit Papierkram verbracht wird, ist die Aufrechterhaltung genauer medizinischer Aufzeichnungen natürlich ein integraler Bestandteil einer qualitativ hochwertigen medizinischen Versorgung. Branchenexperten schätzen jedoch, dass digitale Diktier- und Sprachverarbeitungssysteme Zeitersparnisse von bis zu 50% erzielen können. Es ist also leicht zu erkennen, wie solche Systeme Kliniker schnell von Verwaltungsaufgaben befreien können, damit sie mehr Zeit mit den Patienten verbringen können.
Und es geht nicht nur um Fachkräfte; die Zeit, die Sekretäre und Verwaltungsmitarbeiter durch den Umstieg auf die Spracherkennungstechnologie einsparen (von der einige Zahlen schätzen, dass sie bis zu 80% ihrer Schreibzeit ausmachen könnten), könnte stattdessen für wichtigere Kunden-Support-Aktivitäten genutzt werden, was letztendlich positive Auswirkungen auf den Kundenservice haben würde.
Buchhalterische Vorteile
Ein weiterer potenzieller Bestandteil des Geschäftsfalls für Sprache-zu-Text-Lösungen ist der buchhalterische Aspekt. Die meisten Sprach-zu-Text-Softwarelösungen sind jetzt über die Cloud verfügbar, was im Wesentlichen IT-on-Demand ist, online und auf Abruf. Aus buchhalterischer Sicht hat der Wechsel von dem traditionellen Kaufmodell für On-Premise-IT-Systeme zu einem Mietmodell für Cloud-basierte Systeme den zusätzlichen Vorteil, dass die damit verbundenen Kosten keine Kapitalausgaben mehr sind, sondern in Form regelmäßiger Gebühren an den Dienstleister als Betriebskosten entstehen.
Und schließlich ... jede Überlegung zum Geschäftsfall sollte die potenziellen Auswirkungen des NICHT-Verwendens von Sprach-zu-Text-Software berücksichtigen. Die heutige Geschäftsumgebung ist extrem wettbewerbsintensiv, und Unternehmen suchen nach der richtigen Kombination aus Servicequalität, Preis und Effizienz. Wenn Ihre Mitbewerber bereits Sprach-zu-Text-Technologie verwenden und die oben genannten greifbaren und immateriellen Vorteile erzielen, könnte dies Sie bei der Suche nach neuen Kunden und der Kundenbindung erheblich benachteiligen.
Werfen Sie einen Blick auf unsere Spracherkennungsdienste
Referenzen
Digital Dictation, Speech Recognition and Outsourced Transcription - NHS SBS
