Geschäftskontinuitätsplanung - was ist das und warum ist sie wichtig?

Warum ist es wichtig?

Wenn etwas schief geht, insbesondere mit IT-Systemen, kann dies verheerende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Auf einer allgemeinen Ebene können beispielsweise die Unfähigkeit, Bestellungen zu bearbeiten und zu erfüllen, Kundenanfragen zu beantworten oder Lagerbestände zu prüfen, sowohl schwerwiegende finanzielle Probleme als auch Rufschäden verursachen.

Betrachten wir speziell digitale Diktatsysteme: Überlegen Sie, wie stark Sie von solchen Systemen abhängig sind, um wesentliche Dokumentenerstellungsprozesse zu unterstützen. Welche Auswirkungen hätte es auf den Kundenservice und das Vertrauen, wenn Fernarbeiter nicht in der Lage wären, wichtige Besprechungsnotizen mit Kunden zur sofortigen Transkription zu diktieren und zu senden? Welche Auswirkungen hätte es auf die Patientenversorgung, wenn medizinisches Fachpersonal feststellen würde, dass sie keine klinische Korrespondenz mehr digital diktieren können?

Hier kommt die Geschäftskontinuität ins Spiel. Die Geschäftskontinuität ist entscheidend, um Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, weiterhin zu funktionieren und sich schnell von unerwarteten Ereignissen zu erholen, die Ihre IT-Systeme stören.

Die Entwicklung eines Geschäftskontinuitätsplans hilft dabei, die störenden Ereignisse zu identifizieren, die potenziell Ihre IT-Systeme, Netzwerke und kritischen Geschäftsprozesse beeinflussen könnten. Es wird festlegen, welche Schritte im Falle eines solchen Ereignisses unternommen werden sollten und welche Verantwortlichkeiten einzelne Personen haben.

Der Schlüssel zur Geschäftskontinuität besteht darin, es Ihnen zu ermöglichen, sich von einem bedeutenden technologiebezogenen Problem mit minimaler Störung zu erholen und so schnell wie möglich wieder zum "Normalbetrieb" zurückzukehren. Und diese Philosophie gilt gleichermaßen für Organisationen jeder Größe - von großen multinationalen Unternehmen bis zu Einzelhändlern.

Der Geschäftskontinuitätsplan

Ihr Geschäftskontinuitätsplan sollte die breite Palette von Bedrohungen berücksichtigen, die Ihre IT-Systeme im Allgemeinen und Ihre Diktatsoftware im Besonderen beeinflussen könnten. Beispiele solcher Bedrohungen sind:

• Naturkatastrophen wie Feuer oder extreme Wetterbedingungen
• Hacker
• Sabotage
• Computerviren
• Ransomware
• Fehler durch internes Personal
• Hardware-/Softwareausfälle
• Netzwerk-/Breitbandprobleme

Der Verlust oder die Nichtverfügbarkeit kritischer IT-Systeme oder Informationen für mehr als wenige Stunden kann erhebliche Auswirkungen auf jedes Unternehmen haben und den Geschäftsbetrieb stören. Die Erstellung qualitativ hochwertiger Dokumentationen in einer zeitnahen und effizienten Weise ist eine wichtige Anforderung in vielen Branchen. Daher würde die Nichtverfügbarkeit von Diktatsoftware, die eine wichtige Rolle im Produktionszyklus spielt, für einen längeren Zeitraum erhebliche Probleme für viele Organisationen verursachen. Die Rolle der Geschäftskontinuitätsplanung besteht darin, diese Störungen zu minimieren.

Den Plan erstellen

Beginnen Sie mit einer einfachen Frage - für jeden Ihrer kritischen Geschäftsprozesse stellen Sie die einfache Frage: "Welche Auswirkungen hätte es, wenn mein IT-System nicht verfügbar wäre?"

In diesem Zusammenhang sollten Sie die allgemeine Vorgehensweise für die Bereitstellung von IT-Systemen und Dienstleistungen berücksichtigen, die zur Unterstützung Ihrer Schlüsselprozesse erforderlich sind, und wie diese im Rahmen der Geschäftskontinuität verbessert werden könnten. Zum Beispiel:

• Wenn Ihre Systeme serverbasiert in Ihren eigenen Räumlichkeiten sind, sollten Sie darauf abzielen, eine belastbare IT-Infrastruktur zu entwickeln, die eine Ersatzkapazität für den Fall eines Ausfalls einschließt.
• Das Konzept des Cloud Computing sollte in Betracht gezogen werden, da es für viele Organisationen zunehmend Teil eines Geschäftskontinuitätsplans ist. Cloud-Computing-Dienstleister sichern und schützen Ihre Daten, indem sie sie auf Servern speichern, die sich außerhalb Ihrer physischen Räumlichkeiten und Ihrer eigenen Hardware befinden. Bedenken Sie jedoch, dass es möglich ist, dass Dienstleister Daten verlieren, Angriffen auf ihre Dienste zum Opfer fallen oder Geschäftsaufgaben einstellen. Diese Möglichkeiten sollten in Ihre Risikobewertungen einbezogen werden.

Nachdem Sie das oben Gesagte berücksichtigt haben, entwickeln Sie einen Plan, der einen klaren Prozess zur Reaktion auf Zwischenfälle festlegt. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterinnen die Bedeutung der Geschäftskontinuität kennen und entsprechend geschult sind. Mitarbeiter, die spezielle Verantwortlichkeiten für die Wiederherstellung von IT-Systemen haben, benötigen zusätzliche Schulungen.

Gewährleisten Sie, dass Ihr Plan aktuell ist, indem Sie ihn regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass keine wesentlichen Änderungen erforderlich sind, zum Beispiel weil ein Schlüsselmitglied des Personals das Unternehmen verlässt oder ein Lieferant seine vereinbarten Supportlevel reduziert.

Vorteile, wenn es richtig gemacht wird

Ein guter Geschäftskontinuitätsplan bietet folgende Vorteile:

• Er trägt dazu bei, dass Ihre IT-Systeme, einschließlich Ihrer Diktatsysteme, nach einem schwerwiegenden Problem so schnell wie möglich wieder einsatzbereit sind und eventuelle finanzielle und Rufschäden minimiert werden.
• Er schützt vor dem Verlust geschäftskritischer Daten, unabhängig davon, wo oder auf welchem Gerät sie im Falle einer Störung gespeichert sind.
• Er beruhigt Ihre Kundinnen und hilft, sie zu halten.
• Er kann dazu beitragen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, insbesondere im Finanzdienstleistungssektor.

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