Spracherkennung + Workflow = mehr Flexibilität und Effizienz

Eigenständige Spracherkennung

Die eigenständige Spracherkennung bietet eine Reihe wichtiger Vorteile. Allen voran die Tatsache, dass sie die Zeit, die professionelle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Texteingabe benötigen, erheblich reduzieren kann. Es ist allgemein anerkannt, dass wir durchschnittlich bis zu siebenmal schneller sprechen als tippen. Daher erfolgt die Erstellung einer Vielzahl von Dokumenten, von Berichten und Verträgen bis hin zu einfachen Briefen, durch die Spracheingabe wesentlich schneller als über die Tastatur.

Standalone-Systeme nutzen Front-End-Spracherkennung, um das gesprochene Wort in Text umzuwandeln. Dies wird auch als interaktive Spracherkennung bezeichnet und ermöglicht die Erstellung von Dokumenten, die dem Benutzer in Echtzeit auf dem Bildschirm präsentiert werden.

Es gibt zwei mögliche Ansätze zur Erstellung von Dokumenten:

• Der Autor verwendet ein Mikrofon und eine browserbasierte Spracherkennungslösung, um automatisch den ersten Entwurf des Dokuments zu erstellen, der dann an einen Assistenten zur Korrektur und weiteren Bearbeitung gesendet wird.
• Die Autorin diktiert zunächst eine Audio-Datei, die dann an einen Assistenten gesendet wird, der die Spracherkennung zur Transkription und anschließenden Korrektur verwendet. Das Dokument wird bei Bedarf dann weiterverarbeitet.

In beiden Ansätzen können Sprachbefehle verwendet werden, um Absätze, Satzzeichen und Sonderzeichen einzufügen und somit eine schnelle und effektive Sprache-zu-Text-Umwandlung zu ermöglichen.

Einige, wenn auch nicht alle, Systeme unterstützen die Front-End-Spracherkennung, mit der Text auch direkt in bestehende Softwareanwendungen wie Microsoft Word, Outlook oder Fallmanagement-Systeme eingefügt werden kann.

Bis hierhin klingt alles gut. Aber hier kommen einige der Einschränkungen des eigenständigen Ansatzes ins Spiel. Wesentlich ist, dass er den wachsenden Anforderungen an das Arbeiten von Remote-Standorten oder unterwegs nicht besonders gut gerecht wird, da in der Regel keine mobile App als Teil der Lösung enthalten ist.

Bestimmte Schritte im gesamten Dokumentenerstellungsprozess können ebenfalls problematisch sein. Beispielsweise wird die Sprachaufzeichnung in den meisten Systemen nicht gespeichert, sobald der Text transkribiert wurde. Wenn der Assistent also später beim Korrekturlesen des Dokuments eine Frage hat, kann er nicht auf die ursprüngliche Aufzeichnung zurückgreifen, um zu überprüfen, was tatsächlich gesagt wurde.

Zusätzlich kann ein Dokument häufig mehrere Stadien durchlaufen, z. B. erste Entwurf, Bearbeitung, Kommentare, überarbeitete Entwürfe, endgültige Version und Genehmigung (möglicherweise durch mehrere Personen). Daher kann die Überwachung des gesamten Fortschritts eine Herausforderung darstellen.

Die Integration der Spracherkennung mit Workflow kann dazu beitragen, diese Probleme anzugehen und gleichzeitig auf den sehr bedeutenden Vorteilen aufzubauen, die die eigenständige Lösung bieten kann, wie wir im Folgenden sehen werden.

Spracherkennung plus Workflow

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, was wir unter Workflow verstehen. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Reihe von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge von verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt werden müssen, um einen bestimmten Geschäftsprozess abzuschließen. Workflow-Software ist ein Werkzeug, das den Ablauf dieser Schritte automatisiert.

Die Integration der Spracherkennung mit Workflow bietet alles, was ein eigenständiges System bietet, und noch viel mehr!

Wichtig ist, dass sie den wachsenden Anforderungen an die Hybrid- und Remote-Arbeit gerecht wird und die Möglichkeit bietet, Dokumente unterwegs zu erstellen, zu bearbeiten und zu überprüfen.

Dies geschieht durch die Integration einer mobilen App, die in der Regel sowohl Android- als auch iOS-Geräte unterstützt. Dies ermöglicht es der Autorin, ihr Mobilgerät (oder einen tragbaren Sprachrekorder) zu verwenden, um Audiodateien aufzuzeichnen und sie später für eine automatische Transkription hochzuladen, die allgemein als Back-End-Spracherkennung bezeichnet wird. Alternativ können mobile Geräte zur automatischen Erstellung von Dokumenten mithilfe der Sprache-zu-Text-Software verwendet werden.

Es ist an dieser Stelle, dass die Workflow-Komponente wirklich ihre Stärke zeigt. Beispielsweise kann die Workflow-Software Folgendes bewirken:

• Einzelschritt- oder Mehrfachschritt-Workflows einrichten, um Aufgaben automatisch an die geeignetsten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Support-Team weiterzuleiten.
• Prioritäten festlegen, die dringende Aufnahmen kennzeichnen und sie in der Transkriptionswarteschlange nach oben verschieben.
• Das Datum angeben, an dem ein bestimmtes Arbeitspaket abgeschlossen sein muss.
• Eine Abnahme-Funktion integrieren, die es ermöglicht, Dokumente remote zu genehmigen und sie automatisch zum nächsten Schritt im Workflow voranzubringen, unabhängig vom Standort der Autorin.
• Eine klare Versionskontrolle und einen Prüfpfad bereitstellen - dies bedeutet, dass es möglich ist, die Versionshistorie jedes Mal zu verfolgen, wenn ein Dokument geändert wird, und jede Version zusammen mit einem prüffähigen Verlauf der Änderungen von der Erstellung bis zur endgültigen freigegebenen Version aufrechtzuerhalten.
• Ausgabeberichte bereitstellen, die dem Management einen Überblick über wichtige Kennzahlen zur Systemnutzung wie Volumen, Kapazität und Auslastung bieten.

Die Hinzufügung der Workflow-Funktion bietet somit eine deutlich bessere Übersicht über den Stand eines Dokuments im gesamten Produktionszyklus und kann spezifische Probleme oder Verzögerungen hervorheben, die möglicherweise angegangen werden müssen, insbesondere wenn das Dokument als "dringend" eingestuft wird.

Darüber hinaus kann ein Unternehmen durch die Integration der Spracherkennung mit Workflow die gesamte Dokumentenerstellung vom ursprünglichen Sprachrekording bis zur abschließenden Genehmigung des Dokuments automatisieren und somit eine größere Kontrolle während des gesamten Prozesses bieten.

Das Ergebnis kann eine erheblich kürzere Bearbeitungszeit für Dokumente sein, insbesondere für Autorinnen und Autoren, die sich unterwegs befinden. Sie können nicht nur Zeit bei der Erstellung des ursprünglichen Entwurfs sparen, sondern sie können auch den gesamten Dokumentenworkflow von einem mobilen Gerät aus fernsteuern.

All dies kann dazu beitragen, einen reaktionsschnelleren Service für Kundinnen und Kunden bereitzustellen oder Zeit freizumachen, um sich auf andere kundenorientierte Aktivitäten oder neue Möglichkeiten zu konzentrieren.